Develop action plans

Kế hoạch hành động là một tập hợp các hành động dự định đã được thống nhất để đạt được các kết quả mong muốn trong một khoảng thời gian nhất định. Tại Vinschool, cán bộ lãnh đạo cấp cơ sở phải xây dựng kế hoạch hành động cho cả năm học vào đầu năm học . Các KPI không chỉ phản ánh mục tiêu của trường mà còn phải phản ánh cả trọng tâm của môn học. Phòng Chương trình sẽ là cố vấn trong suốt quá trình này và đưa ra các khuyến nghị cho Ban Giám hiệu.

Một kế hoạch hành động hiệu quả phải bao gồm các yếu tố sau:

• tuyên bố cụ thể về đầu ra (bắt buộc phải SMART)
• mô tả chi tiết các bước phải làm theo
• thời gian biểu cho mỗi bước (khi nào phải diễn ra và có khả năng mất bao lâu)
• danh sách (những) người phụ trách
• danh sách chi tiết các yếu tố đầu vào / tài nguyên cần thiết
• các biện pháp đánh giá tiến độ

Cần thực hiện các bước sau khi xây dựng kế hoạch hành động:

Bước 1: Xác định mục tiêu cuối cùng Điểm khởi đầu cho các cán bộ lãnh đạo cấp cơ sở là phân tích tình hình cơ sở của họ, xác định vị trí hiện tại của cơ sở và mục tiêu mà cơ sở muốn hướng tới, từ đó xác định rõ các cơ hội để cải thiện cũng như các nguyên nhân tiềm ẩn cho những cơ hội đó. Mục đích ở đây là phân tích kỹ năng lực nội tại của cơ sở. Sau khi phân tích xong, họ có thể vạch ra mục tiêu của mình và các mục tiêu phải đáp ứng các tiêu chí SMART: Cụ thể - được xác định rõ ràng Có thể đo lường - bao gồm các chỉ số để theo dõi tiến độ Có thể đạt được - thực tế và có thể đạt được trong phạm vi nguồn lực, thời gian, tiền bạc, kinh nghiệm, v.v. của cơ sở Có liên quan - phù hợp với đường lối, WIGS và các mục tiêu khác Có thời hạn - có ngày kết thúc để theo dõi tiến độ

Bước 2: Lập danh sách các nhiệm vụ Liệt kê tất cả các nhiệm vụ / bước cần tuân theo. Đảm bảo rằng mỗi nhiệm vụ đều rõ ràng và có thể đạt được. Nếu một nhiệm vụ quá lớn hoặc phức tạp, hãy chia nó thành những nhiệm vụ nhỏ hơn để dễ thực hiện và quản lý hơn. Sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc để đảm bảo rằng không có sự chồng chéo và các bước không cản trở nhau.

Bước 3: Xác định người phụ trách và thời hạn Đảm bảo rằng toàn bộ nhóm đều tham gia vào quá trình lập kế hoạch. Mọi người đều có vai trò và trách nhiệm trong kế hoạch hành động. Tham khảo ý kiến của tất cả các thành viên trong nhóm về khả năng hoàn thành đúng hạn trước khi quyết định để đảm bảo các KPI hoặc thời hạn hoàn thành là thực tế.

Bước 4: Thiết lập các mốc thời gian Các cột mốc có thể được coi là mục tiêu nhỏ dẫn đến mục tiêu chính sau cùng. Chúng giúp nhóm có động lực và cho phép đánh giá & điều chỉnh kịp thời. Bắt đầu từ mục tiêu cuối cùng và lùi dần khi thiết lập các mốc thời gian. Đặt khoảng thời gian hợp lý giữa 2 mốc thời gian (khuyến nghị từ 2-8 tuần).

Bước 5: Xác định các nguồn lực Đảm bảo bạn có tất cả các nguồn lực cần thiết trong tay, nếu không, trước tiên bạn cần lập kế hoạch để có được các nguồn lực đó. Chỉ định một cột trong kế hoạch hành động của bạn để ghi rõ chi phí của từng nhiệm vụ (nếu có).

Bước 6: Sơ đồ hóa kế hoạch hành động của bạn Sơ đồ hóa kế hoạch hành động của bạn (excel, biểu đồ gantt, lưu đồ, v.v.). Nhiệm vụ, người phụ trách, thời hạn, tài nguyên, v.v. được thông báo rõ ràng. Mọi người phải dễ dàng truy cập được tài liệu này và có thể mở để chỉnh sửa các đề xuất.

Bước 7: Theo dõi, đánh giá và cập nhật Phân bổ thời gian để đánh giá tiến độ với nhóm của bạn. Đánh dấu những nhiệm vụ đã hoàn thành và những nhiệm vụ đang chờ xử lý hoặc bị trì hoãn. Tìm ra lý do tại sao và tìm giải pháp phù hợp. Cập nhật kế hoạch hành động cho phù hợp.