Kế hoạch hành động là một tập hợp các hành động dự kiến để đạt được kết quả mong muốn trong một khoảng thời gian nhất định. Tại Vinschool, cán bộ quản lý cơ sở phải xây dựng kế hoạch hành động cho cả năm học vào đầu năm học. Các KPI không chỉ phản ánh mục tiêu của trường mà còn phải phản ánh cả trọng tâm của môn học. Phòng Chương trình sẽ là cố vấn trong suốt quá trình này và đưa ra các khuyến nghị cho Ban Giám hiệu.
Một kế hoạch hành động hiệu quả phải bao gồm các yếu tố sau:
- tuyên bố cụ thể về đầu ra (bắt buộc phải SMART)
- mô tả chi tiết các bước phải làm theo
- thời gian biểu cho mỗi bước (khi nào phải diễn ra và mất khoảng bao lâu)
- danh sách (những) người phụ trách
- danh sách chi tiết các yếu tố đầu vào / nguồn lực cần thiết
- các biện pháp đánh giá tiến độ
Cần thực hiện các bước sau khi xây dựng kế hoạch hành động:
Điểm khởi đầu cho các cán bộ quản lý cơ sở là phân tích tình hình cơ sở của họ, xác định vị trí hiện tại của cơ sở và mục tiêu mà cơ sở muốn hướng tới, từ đó xác định rõ các cơ hội để cải thiện. Mục đích ở đây là phân tích kỹ năng lực nội tại của cơ sở, sau đó vạch ra mục tiêu và các mục tiêu phải đáp ứng tiêu chí SMART:
- Cụ thể - được xác định rõ ràng
- Có thể đo lường - có chỉ số để theo dõi tiến độ
- Có thể đạt được - thực tế và có thể đạt được trong phạm vi nguồn lực, thời gian, tiền bạc, kinh nghiệm, v.v. của cơ sở
- Có liên quan - phù hợp với đường lối, WIGS và các mục tiêu khác
- Có thời hạn - có ngày kết thúc để theo dõi tiến độ
|
- Liệt kê tất cả các nhiệm vụ / các bước cần thực hiện.
- Đảm bảo rằng mỗi nhiệm vụ đều rõ ràng và có thể đạt được.
- Nếu một nhiệm vụ quá lớn hoặc phức tạp, hãy chia nó thành những nhiệm vụ nhỏ hơn để dễ thực hiện và quản lý hơn.
- Sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc để đảm bảo rằng không có sự chồng chéo và các bước không cản trở nhau.
|
- Đảm bảo cho toàn bộ thành viên trong nhóm đều tham gia vào quá trình lập kế hoạch.
- Mọi người đều có vai trò và trách nhiệm trong kế hoạch hành động.
- Hỏi ý kiến của tất cả các thành viên trong nhóm về khả năng hoàn thành đúng hạn trước khi quyết định để đảm bảo rằng các KPI hoặc thời hạn hoàn thành là có thể đạt được.
|
- Các cột mốc có thể được coi là mục tiêu nhỏ dẫn đến mục tiêu chính sau cùng.
- Chúng giúp nhóm có động lực và cho phép đánh giá & điều chỉnh kịp thời.
- Bắt đầu từ mục tiêu cuối cùng và lùi dần khi thiết lập các mốc thời gian.
- Đặt khoảng thời gian hợp lý giữa 2 mốc thời gian (khuyến nghị từ 2-8 tuần).
|
- Đảm bảo thầy cô có tất cả các nguồn lực cần thiết trong tay, nếu không, trước tiên thầy cô cần lập kế hoạch để có được các nguồn lực đó.
- Dành một cột trong kế hoạch hành động của thầy cô để ghi rõ chi phí của từng nhiệm vụ (nếu có).
|
- Sơ đồ hóa kế hoạch hành động của thầy cô (excel, biểu đồ gantt, lưu đồ, v.v.).
- Ghi rõ nhiệm vụ, người phụ trách, thời hạn, tài nguyên, v.v.
- Mọi người phải dễ dàng truy cập được tài liệu này và có thể mở để chỉnh sửa.
|
- Phân bổ thời gian để đánh giá tiến độ với nhóm.
- Đánh dấu những nhiệm vụ đã hoàn thành và những nhiệm vụ đang chờ xử lý hoặc bị trì hoãn.
- Phân tích lý do tại sao và tìm giải pháp phù hợp.
- Cập nhật kế hoạch hành động cho phù hợp.
|