Phần mềm hỗ trợ Nhân sự/ Employment

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM: SAP HCM Giới thiệu tổng quan về phần mềm SAP HCM Khái niệm SAP HCM là viết tắt của SAP Human Capital Management – nhóm giải pháp quản lý nguồn nhân sự của SAP. Về cơ bản, SAP HCM làm nhiệm vụ lưu trữ và quản trị khối lượng dữ liệu khổng lồ về cán bộ nhân viên (CBNV) trong suốt quá trình họ làm việc trong công ty. SAP HCM được Tập đoàn Vingroup triển khai cho toàn thể các P&L từ năm 2018. Các phân hệ SAP HCM được tổ chức thành 4 phân hệ cơ bản là: OM: Organization Management: Quản lý bộ máy tổ chức PA: Personnel Administration: Quản trị thông tin cá nhân TM: Time Management: Quản lý thời gian (Chấm công) PY: Payroll Management: Quản lý tiền lương Đối tượng sử dụng SAP HCM Các đối tượng sử dụng phần mềm SAP HCM Nhân viên Hành chính : phụ trách mảng việc Nhân sự dưới cơ sở Chuyên viên Nhân sự Chuyên viên Tuyển dụng CBLĐ bộ phận/ khối Nhân sự. Đối với từng đối tượng sử dụng sẽ được phân quyền truy cập từng phân hệ theo chức năng, nhiệm vụ công việc đảm nhiệm. Hướng dẫn sử dụng các phân hệ Phân hệ OM Chức năng: có 4 chức năng chính Tổ chức lưu trữ cơ cấu công ty bằng phương pháp hướng đối tượng (OOP) Tạo ra sơ đồ tổ chức công ty để từ đó xây dựng ra ma trận phân quyền theo phòng ban Tạo và lưu trữ các luồng quy trình phê duyệt trong công việc Quản lý dữ liệu thay đổi theo lịch sử Đối tượng sử dụng Chuyên viên Nhân sự CBLĐ bộ phận Nhân sự Hướng dẫn sử dụng Hướng dẫn sử dụng phân hệ OM bao gồm 3 nội dung: Tài liệu hướng dẫn sử dụng, Tài liệu đào tạo, Các template để upload; được thể hiện cụ thể : tại đây Phân hệ PA Chức năng: Phân hệ PA được thiết kế để có thể lưu trữ gần như toàn bộ thông tin của cán bộ nhân viên trong quá trình làm việc tại công ty như: thông tin cá nhân, thông tin hợp đồng lao động, thông tin lương, quản lý các quyết định khen thưởng/ kỷ luật và tích hợp dữ liệu để tính lương... Đối tượng sử dụng: Nhân viên Hành chính Chuyên viên Nhân sự Chuyên viên Tuyển dụng CBLĐ bộ phận Nhân sự Cấu tạo: Để làm được điều này PA tổ chức lưu trữ thông tin nhân viên dưới dạng infotype (information type) – nhóm những thông tin liên quan đến nhau. Do vậy, khi tuyển dụng ban đầu hoặc các thông tin thay đổi/bổ sung trong suốt thời gian làm việc của CBNV tại Công ty, các nhân viên hành chính/Chuyên viên tuyển dụng/Chuyên viên Nhân sự có thể cập nhật thông tin của CBNV để có thể lưu trữ lại toàn bộ thông tin về CBNV đó. Hệ thống có thể lưu vết được người đã cập nhật thông tin cho CBNV khi thực hiện thao tác trên hệ thống. Hướng dẫn sử dụng Hướng dẫn sử dụng phân hệ PA được thể hiện cụ thể : tại đây Phân hệ TM Chức năng: Phân hệ TM có chức năng quản lý toàn bộ thời gian (bao gồm thời gian đi làm thực tế/đào tạo/nghỉ phép/nghỉ ốm….) của CBNV khi làm việc tại Công ty. Đối tượng sử dụng: Nhân viên Hành chính Chuyên viên Nhân sự Chu trình chấm công: Phân ca làm việc => Chấm công => Giải trình công => Tổng hợp công => Chốt bảng công Hành chính cơ sở sẽ phụ trách các mảng việc chấm công tại cơ sở: bắt đầu từ phân ca vào đầu tháng, hàng tuần tiến hành chấm công và chốt bảng công vào cuối tháng. Chuyên viên Nhân sự có trách nhiệm kiểm soát lại công của cơ sở và báo lại những vấn đề khi có bất thường trong quá trình kiểm soát công tháng. Hướng dẫn sử dụng: Hướng dẫn sử dụng phân hệ TM được thể hiện cụ thể :tại đây 3.5 Các lỗi gặp phải khi chấm công và hướng xử lý: Khi thực hiện chấm công hàng tuần/tháng cho CBNV dưới cơ sở, Hành chính cơ sở sẽ gặp 1 số lỗi dẫn đến không upload được dữ liệu lên SAP. Để xử lý những lỗi này, Hành chính cơ sở vui lòng tham khảo Tại đây Phân hệ PY Chức năng: Dữ liệu lương PY quản lý toàn bộ thông tin lương, thưởng, phụ cấp, trợ cấp, hỗ trợ/khấu trừ khác của CBNV. Tính lương để có thể xuất bảng lương hàng tháng. Kết chuyển chi phí sang kế toán Tích hợp phiếu lương với ILoveVingroup để CBNV có thể tự truy xuất thông tin Các báo cáo khác về lương. Đối tượng sử dụng: Chuyên viên Nhân sự CBLĐ bộ phận Nhân sự Hướng dẫn sử dụng: Hướng dẫn sử dụng phân hệ PY được thể hiện cụ thể: tại đây

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM: CHẤM TIẾT Giới thiệu tổng quan về phần mềm chấm tiết Phần mềm chấm tiết được phát triển bởi bộ phận Nhân sự và Công nghệ thông tin của Vinschool. Phần mềm chấm tiết là công cụ thiết yếu giúp cho việc cập nhật, quản lý, tổng hợp thông tin tiết dạy của Giáo viên/CBNV tham gia giảng dạy trong tháng tại cơ sở. Phần mềm chấm tiết giúp cho bộ phận Giáo vụ có thể kiểm soát được tiết dạy thực tế của toàn cơ sở cũng như nhanh chóng tổng hợp báo cáo tiết phục vụ cho công tác tính lương. Phần mềm chấm tiết hỗ trợ cho bộ phận Nhân sự nhanh chóng có thông tin cần thiết để phục vụ cho công tác báo cáo theo yêu cầu. Đối tượng sử dụng Các đối tượng tham gia giảng dạy tại trường thuộc khối Tiểu học và Trung học Nhân viên Giáo vụ Chuyên viên Nhân sự Hướng dẫn sử dụng Đối tượng tham gia giảng dạy ở cơ sở Giáo viên, trợ giảng hoặc CBNV làm việc tại cơ sở được phân công giảng dạy học sinh tại trường có nhiệm vụ thực hiện việc theo dõi, chấm tiết dạy hàng ngày của mình lên phần mềm chấm tiết. Hướng dẫn sử dụng chi tiết: tại đây Giáo vụ Nhân viên Giáo vụ có nhiệm vụ cập nhật tiết dạy theo kế hoạch lên phần mềm chấm tiết để Giáo viên nắm bắt được thông tin tiết dạy, lớp dạy, ngày dạy trong tháng của mình. Nhân viên Giáo vụ kiểm soát tiết dạy thực tế trong tháng của Giáo viên để cuối tháng tổng hợp tiết dạy thực tế gửi chuyên viên Nhân sự thanh toán lương. Nhân viên Giáo vụ xem hướng dẫn sử dụng phần mềm: tại đây

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG: ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC Giới thiệu tổng quan về Hệ thống đánh giá Hiệu quả công việc Hệ thống đánh giá hiệu quả công việc tại Vinschool đã được đi vào sử dụng từ năm 2020 cho đến nay. Nó là kết quả rất đáng ghi nhận vì trong một thời gian ngắn, bộ phận Nhân sự và Công nghệ thông tin của Công ty đã cùng nhau làm việc để xây dựng hệ thống này. Từ khi sử dụng đến nay, hệ thống đánh giá hiệu quả công việc đã chứng minh được giá trị thiết yếu trong công tác đánh giá tại Vinschool. Hiện nay, Vinschool đang tiến hành đánh giá công việc định kỳ 6 tháng/lần và 2 lần/năm. Hệ thống đánh giá Hiệu quả công việc có 2 phân hệ: đối với từng phân hệ bộ phận Nhân sự đã gán từng biểu mẫu đánh giá tương ứng cho từng đối tượng. Đối với Giáo viên tham gia giảng dạy sẽ tiến hành đánh giá trên: dggv.vinschool.edu.vn Đối với CBNV còn lại (trừ CBLĐ cấp T trở lên) sẽ tiến hành đánh giá trên: dgcb.vinschool.edu.vn Đối tượng sử dụng Hệ thống đánh giá Toàn bộ CBNV (trừ CBLĐ cấp T trở lên) thuộc đối tượng phải tiến hành đánh giá trên hệ thống, cụ thể như sau: Đối với CBNV có thời gian làm việc từ 50% thời gian của kỳ đánh giá trở lên: tiến hành đánh giá hiệu quả công việc (có tính điểm) Đối với CBNV có thời gian làm việc ít hơn 50% thời gian của kỳ đánh giá: tiến hành ghi nhận công việc (không tính điểm) Hành chính phụ trách mảng nhân sự tại cơ sở: ngoài việc vào hệ thống thực hiện đánh giá Hiệu quả công việc như 1 CBNV thì họ còn có vai trò thực hiện các công việc khác hỗ trợ CBNV tại cơ sở trong quá trình đánh giá như: điều chỉnh trạng thái bản đánh giá, điều chỉnh cán bộ quản lý trực tiếp. Chuyên viên Nhân sự phụ trách cơ sở có đầy đủ phân quyền trong việc quản lý, sử dụng hệ thống đánh giá Hiệu quả công việc như: Gán/xóa biểu mẫu; tạo quyền cho Hành chính cơ sở…. Các bước đánh giá CBNV tự đánh giá => QLTT đánh giá => CBNV xác nhận kết quả => CBLĐ phê duyệt Hướng dẫn đăng nhập Giáo viên và CBNV sẽ tiến hành đăng nhập vào hệ thống đánh giá theo các phân hệ đánh giá thuộc tùy thuộc theo đối tượng như trên. Sử dụng đường link: https://dgcb.vinschool.edu.vn/ hoặc https://dggv.vinschool.edu.vn/ Tên đăng nhập: Sử dụng account AD (Ví dụ: hangpt27) Mật khẩu: sử dụng mật khẩu account AD Hướng dẫn sử dụng Phân hệ đánh giá “dggv.vinschool.edu.vn” Sau khi tiến hành đăng nhập vào phân hệ đánh giá giáo viên, Giáo viên sẽ thấy được bản đánh giá của mình theo tiêu chí đánh giá giáo viên đã được thông báo từ đầu năm học. Cách đánh giá và cho điểm đã được thể hiện cụ thể chi tiết trong bản tiêu chí đánh giá, giáo viên tiến hành thực hiện tự đánh giá và gửi đi đến CBLĐ phê đánh giá và phê duyệt. Hướng dẫn sử dụng: Tại đây Phân hệ đánh giá “dgcb.vinschool.edu.vn” CBNV thuộc đối tượng đánh giá hiệu quả công việc (có tính điểm) CBNV tự đánh giá: xem hướng dẫn cụ thể: tại đây CBQLTT đánh giá: xem hướng dẫn cụ thể: tại đây CBNV xác nhận kết quả: xem hướng dẫn cụ thể: tại đây CBLĐ phê duyệt: thực hiện phê duyệt kết quả CBNV thuộc đối tượng ghi nhận công việc (không tính điểm) CBNV tự đánh giá: xem hướng dẫn cụ thể: tại đây CBQLTT đánh giá: xem hướng dẫn cụ thể: tại đây CBNV xác nhận kết quả: xem hướng dẫn cụ thể: tại đây Điều chỉnh người phê duyệt/trạng thái đánh giá Hành chính cơ sở thực hiện điều chỉnh người phê duyệt hoặc trạng thái đánh giá của CBNV tại cơ sở theo hướng dẫn: tại đây

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG : ILOVEVINGROUP (ILVG) Giới thiệu tổng quan về ứng dụng ILVG I Love Vingroup là ứng dụng về Quản trị nhân sự được tập chung đầu tư thiết kế nhằm nâng cao trải nghiệm và chất lượng môi trường làm việc tại Vinschool. CBNV chủ động dễ dàng tra cứu thông tin của bản thân; thông tin công việc; thông tin bảng chấm công, bảng lương; thông tin nghỉ phép/ công tác; thực hiện đánh giá hết hạn Hợp đồng thử việc/Tập nghề; Gia hạn HĐLĐ….Hiện nay, ứng dụng ILVG vẫn đang tiếp tục xây dựng các tính năng về Nhân sự để Cán bộ nhân viên (CBNV) có thêm nhiều trải nghiệm mới trong việc sử dụng ứng dụng này. CBNV trực tiếp tiếp cận các truyền thông của Tập đoàn/Công ty một cách dễ dàng, nhanh chóng. Ứng dụng ILVG đã được triển khai trên Website và bản Mobile (hệ điều hành Android và IOS) giúp CBNV có thể thuận tiện trong việc sử dụng. Đối tượng sử dụng ILVG Toàn bộ CBNV đang làm việc tại Vinschool. Hướng dẫn cài đặt và đăng nhập ILVG Cách truy cập sử dụng bản Website Sử dụng đường link: https://myvingroup.vingroup.net/ Tên đăng nhập: Sử dụng account AD +@ vingroup.net Ví dụ: [email protected] Mật khẩu: sử dụng mật khẩu account AD Cách cài đặt và đăng nhập trên Mobile Truy cập Play Store (CH Play) trên thiết bị dùng hệ điều hành Android hoặc Apple Store trên thiết bị hệ điều hành IOS và tìm từ khóa “ILoveVingroup” hoặc quét mã QR để tải ứng dụng. Tên đăng nhập: sử dụng account AD + @vingroup.net Ví dụ: [email protected] Mật khẩu: sử dụng mật khẩu account AD Hướng dẫn sử dụng các tính năng trong Ứng dụng ILVG Hướng dẫn sử dụng/tra cứu các tính năng cơ bản: Trong giai đoạn đầu khi bắt đầu golive, ứng dụng ILVG đã triển khai một số tính năng cơ bản, giúp cho CBNV làm việc tại Vinschool có thể dễ dàng tra cứu như: Thông tin cá nhân của CBNV; quá trình làm việc; khen thưởng Thông tin bảng chấm công hàng ngày/hàng tháng Bảng lương chi tiết hàng tháng (không bao gồm đối tượng giảng dạy ở khối Tiểu học và Trung học) Tra cứu phép năm còn tồn Thực hiện đăng ký nghỉ phép/nghỉ ốm/nghỉ không lương…. Thực hiện đăng ký công tác/đào tạo Nắm bắt được hoạt động nổi bật của Tập đoàn. Tài liệu Hướng dẫn sử dụng/tra cứu các tính năng cơ bản: chi tiết Tại đây Hướng dẫn cách Đánh giá hết hạn Hợp đồng thử việc/Tập nghề và Gia hạn Hợp đồng lao động: Tháng 6.2022, Vinschool đã golive tính năng Đánh giá hết hạn Hợp đồng thử việc/Tập nghề và Gia hạn Hợp đồng lao động trên ILVG. Việc thực hiện đánh giá trên ILVG đã giúp cho việc dễ dàng hơn trong việc thực hiện, CBNV thực hiện tự đánh giá cũng như CBLĐ phê duyệt hoàn toàn trên ILVG và không cần sử dụng bản giấy như trước đây. Đồng thời, cũng giúp cho thủ tục Nhân sự dễ dàng hơn trong việc theo dõi kết quả trên hệ thống. Trong giai đoạn đầu thực hiện tính năng này, hệ thống sẽ chỉ áp dụng cho các trường hợp đánh giá hết hạn Hợp đồng thử việc/Tập nghề và Gia hạn Hợp đồng lao động cho các trường hợp không có điều chỉnh lương. Các trường hợp có điều chỉnh lương, hệ thống dự kiến sẽ Golive vào Quý 4.2022 Tài liệu hướng dẫn thực hiện đánh giá trên ILVG: chi tiết Tại đây Hướng dẫn sử dụng các tính năng trong Ứng dụng ILVG Khi CBNV thực hiện thao tác các tính năng ở ILVG sẽ gặp phải 1 số lỗi dẫn đến không thể thực hiện được các bước tiếp theo. CBNV vui lòng xem hướng dẫn để xử lý các lỗi gặp phải Tại đây

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TRỢ LÝ ẢO: SERVICE DESK Giới thiệu tổng quan về Service Desk Service Desk là một miếng ghép quan trọng của trong dự án số hóa của bộ phận Nhân sự Vinschool. Service Desk nhân sự chính thức đi vào hoạt động vào năm 2021 với mục đích nâng cao dịch vụ nhân sự trên toàn hệ thống, giúp cho Cán bộ nhân viên (CBNV) có thể nhanh chóng nhận được giải đáp thắc mắc của mình liên quan đến Nhân sự như: Tiền lương tháng, chế độ phúc lợi, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm PVI… và các vấn đề khác liên quan đến Nhân sự. Service Desk giúp cho bộ phận Nhân sự: Dễ dàng nắm được tình thực trạng vấn đề nổi cộm của CBNV Thời gian cũng như nội dung mà nhân sự phụ trách trả lời ticket có đúng tinh thần, chủ trương của công ty hay không thông qua hệ thống báo cáo của ứng dụng này. Đối tượng sử dụng Toàn bộ CBNV đang làm việc tại Vinschool khi có vấn đề cần được giải đáp Hành chính cơ sở phụ trách nhân sự Chuyên viên Nhân sự Hướng dẫn sử dụng Đối với CBNV có yêu cầu: CBNV có vấn đề thắc mắc về Nhân sự cần được giải đáp thì thực hiện thao tác để tao yêu cầu (ticket) theo hướng dẫn: Tại đây Đối với Hành chính cơ sở: Khi nhận được yêu cầu (ticket) từ CBNV, Hành chính cơ sở có trách nhiệm xử lý ticket này trong thời hạn 24h Sau khi xử lý xong, Hành chính cơ sở lưu ý điều chỉnh trạng thái ticket từ Open thành Close để kết thúc yêu cầu này. Hướng dẫn xử lý Ticket chi tiết: Tại đây