Phần mềm hỗ trợ Nhân sự/ Employment

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM SAP HCM/ SAP HCM SOFTWARE MANUAL Giới thiệu tổng quan về phần mềm SAP HCM/ SAP HCM General introduction of the SAP HCM software Khái niệm/ Definition SAP HCM là viết tắt của SAP Human Capital Management – nhóm giải pháp quản lý nguồn nhân sự của SAP. Về cơ bản, SAP HCM làm nhiệm vụ lưu trữ và quản trị khối lượng dữ liệu khổng lồ về cán bộ nhân viên (CBNV) trong suốt quá trình họ làm việc trong công ty. SAP HCM được Tập đoàn Vingroup triển khai cho toàn thể các P&L từ năm 2018. SAP HCM is short for SAP Human Capital Management, a group of human resources management solutions of SAP. Basically, SAP HCM is for storing and managing a huge amount of data about employees during their time of service. Vingroup has introduced SAP HCM to all P&Ls since 2018. Các phân hệ/ Domains SAP HCM được tổ chức thành 4 phân hệ cơ bản là: SAP HCM is organized into four key domains: OM: Organization Management: Quản lý bộ máy tổ chức PA: Personnel Administration: Quản trị thông tin cá nhân TM: Time Management: Quản lý thời gian (Chấm công) PY: Payroll Management: Quản lý tiền lương Đối tượng sử dụng SAP HCM/ SAP HCM users Nhân viên Hành chính : phụ trách mảng việc Nhân sự dưới cơ sở/ Administration staff: in charge of the HR-related tasks at campuses Chuyên viên Nhân sự/ HR officers Chuyên viên Tuyển dụng/ Recruitment officers CBLĐ bộ phận/ khối Nhân sự./ Managers of departments/ Human Resources Division Đối với từng đối tượng sử dụng sẽ được phân quyền truy cập từng phân hệ theo chức năng, nhiệm vụ công việc đảm nhiệm. Each group of users will be granted access to specific domains according to their roles. Hướng dẫn sử dụng các phân hệ/ Instructions on how to use each domain Phân hệ OM/ OM Chức năng: có 4 chức năng chính/ Functions: there are four main functions: Tổ chức lưu trữ cơ cấu công ty bằng phương pháp hướng đối tượng (OOP)/ Store the information about the company’s organization by the object oriented program (OOP) Tạo ra sơ đồ tổ chức công ty để từ đó xây dựng ra ma trận phân quyền theo phòng ban/ Create an organizational chart to develop an authorization matrix by departments Tạo và lưu trữ các luồng quy trình phê duyệt trong công việc/ Create and store the approval workflow Quản lý dữ liệu thay đổi theo lịch sử/ Manage data with change history Đối tượng sử dụng/ Users Chuyên viên Nhân sự/ Human Resources Officers CBLĐ bộ phận Nhân sự/ Human Resources Managers Hướng dẫn sử dụng/ Instruction Hướng dẫn sử dụng phân hệ OM bao gồm 3 nội dung: Tài liệu hướng dẫn sử dụng, Tài liệu đào tạo, Các template để upload; được thể hiện cụ thể : tại đây Instruction on how to use the OM domain includes three parts: instruction document, training documents and templates for upload. The details of which can be found here. Phân hệ PA/ PA domain Chức năng/ Functions:: Phân hệ PA được thiết kế để có thể lưu trữ gần như toàn bộ thông tin của cán bộ nhân viên trong quá trình làm việc tại công ty như: thông tin cá nhân, thông tin hợp đồng lao động, thông tin lương, quản lý các quyết định khen thưởng/ kỷ luật và tích hợp dữ liệu để tính lương... PA domain is designed to store almost all information of employees during their time of service, such as personal information, details about employment contracts and salary, manage the decisions on rewards/disciplinary actions, integrate data for salary calculation, etc. Đối tượng sử dụng/ Users: Nhân viên Hành chính/ Administration Staffs Chuyên viên Nhân sự/ Human Resources Officers Chuyên viên Tuyển dụng/ Recruitment Officers CBLĐ bộ phận Nhân sự/ Human Resources Managers Cấu tạo/ Structure: Để làm được điều này PA tổ chức lưu trữ thông tin nhân viên dưới dạng infotype (information type) – nhóm những thông tin liên quan đến nhau. Do vậy, khi tuyển dụng ban đầu hoặc các thông tin thay đổi/bổ sung trong suốt thời gian làm việc của CBNV tại Công ty, các nhân viên hành chính/Chuyên viên tuyển dụng/Chuyên viên Nhân sự có thể cập nhật thông tin của CBNV để có thể lưu trữ lại toàn bộ thông tin về CBNV đó./ The PA domain stores employees’ data in infotypes (information types – groups of relevant information). Therefore, the Administration Staffs/Recruitment Officers/Human Resources Officers can update employees’ data for storage when they are first recruited or have any changes/supplements to personal information during the time of service. Hệ thống có thể lưu vết được người đã cập nhật thông tin cho CBNV khi thực hiện thao tác trên hệ thống./ The system enables tracking of the persons making updates on employee data. Hướng dẫn sử dụng/ Instruction Hướng dẫn sử dụng phân hệ PA được thể hiện cụ thể : tại đây For detailed instruction in PA domain, click here Phân hệ TM/ TM domain Chức năng/ Functions: Phân hệ TM có chức năng quản lý toàn bộ thời gian (bao gồm thời gian đi làm thực tế/đào tạo/nghỉ phép/nghỉ ốm….) của CBNV khi làm việc tại Công ty. TM domain manages all time data of employees at the Company (including actual working time, time for training, absence, sick leave, etc.) Đối tượng sử dụng/ Users: Nhân viên Hành chính/ Administration Staffs Chuyên viên Nhân sự/ Human Resources Officers Chu trình chấm công/ Process for time attendance management: Phân ca làm việc => Chấm công => Giải trình công => Tổng hợp công => Chốt bảng công Arrange work shifts => Check-in/out => Explain the check-in/out data => Collect the data about the work hours => Finalize the timesheet Hành chính cơ sở sẽ phụ trách các mảng việc chấm công tại cơ sở: bắt đầu từ phân ca vào đầu tháng, hàng tuần tiến hành chấm công và chốt bảng công vào cuối tháng./ The Administration Staff in charge of time attendance records: arrange the work shifts by the beginning of month, check time attendance on a weekly basis, and finalize the timesheet by the end of month. Chuyên viên Nhân sự có trách nhiệm kiểm soát lại công của cơ sở và báo lại những vấn đề khi có bất thường trong quá trình kiểm soát công tháng./ The Human Resources Officers are responsible for reviewing the timesheets of campuses and giving notices about the irregular issues. Hướng dẫn sử dụng/ Introductions: Hướng dẫn sử dụng phân hệ TM được thể hiện cụ thể :tại đây For detailed instructions for TM domain, click here Các lỗi gặp phải khi chấm công và hướng xử lý/ Errors related to time attendance management and solutions: Khi thực hiện chấm công hàng tuần/tháng cho CBNV dưới cơ sở, Hành chính cơ sở sẽ gặp 1 số lỗi dẫn đến không upload được dữ liệu lên SAP. Để xử lý những lỗi này, Hành chính cơ sở vui lòng tham khảo Tại đây When working on the monthly/weekly timesheets for employees at campuses, the Administration Staffs at campuses may encounter some errors, causing failure to upload data on SAP. To rectify these errors, kindly see the details here. Phân hệ PY/ PY Domain Chức năng/ Functions: Dữ liệu lương PY quản lý toàn bộ thông tin lương, thưởng, phụ cấp, trợ cấp, hỗ trợ/khấu trừ khác của CBNV./ Manage all details about salary, bonuses, allowance, and other supports/deductions for employees; Tính lương để có thể xuất bảng lương hàng tháng./ Calculate the salary to create the monthly payroll; Kết chuyển chi phí sang kế toán/ Forward the details to the Accounting Department; Tích hợp phiếu lương với ILoveVingroup để CBNV có thể tự truy xuất thông tin/ Integrate the payslip with ILoveVingroup for employees to look up the information by themselves; Các báo cáo khác về lương./ Make other salary-related reports. Đối tượng sử dụng/ Users: Chuyên viên Nhân sự/ Administration Staffs CBLĐ bộ phận Nhân sự/ Human Resources Officers Hướng dẫn sử dụng/ Introductions: Hướng dẫn sử dụng phân hệ PY được thể hiện cụ thể: tại đây For detailed instructions for the PY domain, click here.

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM CHẤM TIẾT/ SOFTWARE MANUAL: TEACHING PERIOD RECORD Giới thiệu tổng quan về phần mềm chấm tiết/ General introduction of the software for teaching period record Phần mềm chấm tiết được phát triển bởi bộ phận Nhân sự và Công nghệ thông tin của Vinschool./ The software for teaching period record is developed by Vinschool’s Human Resources Department and IT Departments; Phần mềm chấm tiết là công cụ thiết yếu giúp cho việc cập nhật, quản lý, tổng hợp thông tin tiết dạy của Giáo viên/CBNV tham gia giảng dạy trong tháng tại cơ sở./ The software for teaching period record is an essential tool for updating, managing, and collecting data about employees’/teachers’ teaching periods in a month at the campuses; Phần mềm chấm tiết giúp cho bộ phận Giáo vụ có thể kiểm soát được tiết dạy thực tế của toàn cơ sở cũng như nhanh chóng tổng hợp báo cáo tiết phục vụ cho công tác tính lương./ The software for teaching period record helps the Academic Administration Departments manage the actual number of teaching periods at their campuses and rapidly complete the reports for salary calculation; Phần mềm chấm tiết hỗ trợ cho bộ phận Nhân sự nhanh chóng có thông tin cần thiết để phục vụ cho công tác báo cáo theo yêu cầu./ The software for teaching period record helps the Human Resources Department rapidly collect all necessary information to make the reports at request. Đối tượng sử dụng/ Users Các đối tượng tham gia giảng dạy tại trường thuộc khối Tiểu học và Trung học/ Individuals who teach at primary, secondary, and high schools; Nhân viên Giáo vụ/ Academic Administration Staffs; Chuyên viên Nhân sự/ Human Resources Officers Hướng dẫn sử dụng/ Instructions Đối tượng tham gia giảng dạy ở cơ sở/ Individuals who teach at campuses Giáo viên, trợ giảng hoặc CBNV làm việc tại cơ sở được phân công giảng dạy học sinh tại trường có nhiệm vụ thực hiện việc theo dõi, chấm tiết dạy hàng ngày của mình lên phần mềm chấm tiết./ Teachers, teaching assistants or employees at campuses assigned to teaching are responsible for tracking and recording their daily teaching periods on the software; Hướng dẫn sử dụng chi tiết: tại đây/ For detailed instructions, click here. Giáo vụ/ Academic Administration Staffs Nhân viên Giáo vụ có nhiệm vụ cập nhật tiết dạy theo kế hoạch lên phần mềm chấm tiết để Giáo viên nắm bắt được thông tin tiết dạy, lớp dạy, ngày dạy trong tháng của mình./ The Academic Administration Staffs are responsible for updating the planned teaching periods on the software, so that teachers can be fully aware of their teaching periods, classes, and teaching days in a month. Nhân viên Giáo vụ kiểm soát tiết dạy thực tế trong tháng của Giáo viên để cuối tháng tổng hợp tiết dạy thực tế gửi chuyên viên Nhân sự thanh toán lương./ The Academic Administration Staffs monitor the teachers’ actual number of teaching periods in a month and send reports to the Human Resources Officers by the end of each month for salary payment. Nhân viên Giáo vụ xem hướng dẫn sử dụng phần mềm: tại đây/ For Academic Administration Staffs, kindly click here for software instructions.

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG: ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC/ SOFTWARE MANUAL: WORK EFFICIENCY EVALUATION Giới thiệu tổng quan về Hệ thống đánh giá Hiệu quả công việc/ General introduction of the Work Performance Evaluation System Hệ thống đánh giá hiệu quả công việc tại Vinschool đã được đi vào sử dụng từ năm 2020 cho đến nay. Nó là kết quả rất đáng ghi nhận vì trong một thời gian ngắn, bộ phận Nhân sự và Công nghệ thông tin của Công ty đã cùng nhau làm việc để xây dựng hệ thống này. Từ khi sử dụng đến nay, hệ thống đánh giá hiệu quả công việc đã chứng minh được giá trị thiết yếu trong công tác đánh giá tại Vinschool. Hiện nay, Vinschool đang tiến hành đánh giá công việc định kỳ 6 tháng/lần và 2 lần/năm. Vinschool Work Performance Evaluation System has come into operation since 2020. It is an awarding joint effort of the Human Resources Department and IT Department, regardless of the short period of time. Since then, the Work Efficiency Evaluation system has proven its essential role in the evaluation activities at Vinschool. At Vinschool, the work efficiency evaluation is currently carried out every six month and twice per year. Hệ thống đánh giá Hiệu quả công việc có 2 phân hệ: đối với từng phân hệ bộ phận Nhân sự đã gán từng biểu mẫu đánh giá tương ứng cho từng đối tượng. The Work Efficiency Evaluation system includes two domains. The Human Resources has attached the corresponding evaluation templates for each group of users in each domain. Đối với Giáo viên tham gia giảng dạy sẽ tiến hành đánh giá trên: dggv.vinschool.edu.vn/ For teachers, evaluation will be carried out on dggv.vinschool.edu.vn Đối với CBNV còn lại (trừ CBLĐ cấp T trở lên) sẽ tiến hành đánh giá trên: dgcb.vinschool.edu.vn/ For other employees (except for managers of T level and above), evaluation will be carried out on dgcb.vinschool.edu.vn Đối tượng sử dụng Hệ thống đánh giá/ Users of the Evaluation system Toàn bộ CBNV (trừ CBLĐ cấp T trở lên) thuộc đối tượng phải tiến hành đánh giá trên hệ thống, cụ thể như sau: All employees (except for managers of T level and above) have to make evaluation on the system, with details as follows: Đối với CBNV có thời gian làm việc từ 50% thời gian của kỳ đánh giá trở lên: tiến hành đánh giá hiệu quả công việc (có tính điểm)/ For employees whose the time of services accounts for at least 50% of the evaluation period: work efficiency evaluation will be made (with points); Cấp CBNV Employee level Tiêu chí đánh giá Assessment criteria Phân hệ đánh giá Assessment domain Giáo viên Teachers Tiêu chí đánh giá giáo viên Criteria for teacher assessment dggv.vinschool.edu.vn CBQL cấp P, C Managers of P&C levels Mô tả công việc Job descriptions dgcb.vinschool.edu.vn Chuyên viên, Nhân viên Officers and Staffs Mô tả công việc Job descriptions dgcb.vinschool.edu.vn Đối với CBNV có thời gian làm việc ít hơn 50% thời gian của kỳ đánh giá: tiến hành ghi nhận công việc (không tính điểm)/ For employees whose time of services accounts for less than 50% of the evaluation period: work recognition will be made (without points) Cấp CBNV Employee level Tiêu chí đánh giá Assessment criteria Phân hệ đánh giá Assessment domain Giáo viên Teachers Mô tả công việc Job descriptions dgcb.vinschool.edu.vn CBQL cấp P, C Managers of P & C levels Mô tả công việc Job descriptions dgcb.vinschool.edu.vn Chuyên viên, Nhân viên Officers and Staffs Mô tả công việc Job descriptions dgcb.vinschool.edu.vn Hành chính phụ trách mảng nhân sự tại cơ sở: ngoài việc vào hệ thống thực hiện đánh giá Hiệu quả công việc như 1 CBNV thì họ còn có vai trò thực hiện các công việc khác hỗ trợ CBNV tại cơ sở trong quá trình đánh giá như: điều chỉnh trạng thái bản đánh giá, điều chỉnh cán bộ quản lý trực tiếp. The Administration Staffs in charge of HR-related tasks at campuses: apart from accessing the system to make their own evaluation like an ordinary employee, they have to provide support to other employees at campuses during the evaluation process, such as adjusting the evaluation status or the line managers. Chuyên viên Nhân sự phụ trách cơ sở có đầy đủ phân quyền trong việc quản lý, sử dụng hệ thống đánh giá Hiệu quả công việc như: Gán/xóa biểu mẫu; tạo quyền cho Hành chính cơ sở…. The Human Resources Officers at campuses have the authorization to access all domains in management and use of the Work Efficiency Evaluation system, such as assigning/deleting a template, grant access to the Administration staffs at campuses, etc. CBNV thuộc đối tượng đánh giá hiệu quả công việc (có tính điểm) CBNV tự đánh giá: xem hướng dẫn cụ thể: tại đây CBQLTT đánh giá: xem hướng dẫn cụ thể: tại đây CBNV xác nhận kết quả: xem hướng dẫn cụ thể: tại đây CBLĐ phê duyệt: thực hiện phê duyệt kết quả CBNV thuộc đối tượng ghi nhận công việc (không tính điểm) CBNV tự đánh giá: xem hướng dẫn cụ thể: tại đây CBQLTT đánh giá: xem hướng dẫn cụ thể: tại đây CBNV xác nhận kết quả: xem hướng dẫn cụ thể: tại đây Điều chỉnh người phê duyệt/trạng thái đánh giá Hành chính cơ sở thực hiện điều chỉnh người phê duyệt hoặc trạng thái đánh giá của CBNV tại cơ sở theo hướng dẫn: tại đây/ The Administration Staffs at campuses change the approvers or evaluation status of the employees at campuses as per the instructions here. Hành chính phụ trách mảng nhân sự tại cơ sở: ngoài việc vào hệ thống thực hiện đánh giá Hiệu quả công việc như 1 CBNV thì họ còn có vai trò thực hiện các công việc khác hỗ trợ CBNV tại cơ sở trong quá trình đánh giá như: điều chỉnh trạng thái bản đánh giá, điều chỉnh cán bộ quản lý trực tiếp./ The Administration Staffs in charge of HR-related tasks at campuses: apart from accessing the system to make their own evaluation like an ordinary employee, they have to provide support to other employees at campuses during the evaluation process, such as adjusting the evaluation status or the line managers. Chuyên viên Nhân sự phụ trách cơ sở có đầy đủ phân quyền trong việc quản lý, sử dụng hệ thống đánh giá Hiệu quả công việc như: Gán/xóa biểu mẫu; tạo quyền cho Hành chính cơ sở…/The Human Resources Officers at campuses have the authorization to access all domains in management and use of the Work Efficiency Evaluation system, such as assigning/deleting a template, grant access to the Administration staffs at campuses, etc Các bước đánh giá/ Steps of evaluation CBNV tự đánh giá => QLTT đánh giá => CBNV xác nhận kết quả => CBLĐ phê duyệt Employees make self-evaluation => Line Managers make evaluation => Employees acknowledge the results => Leaders give approval Hướng dẫn đăng nhập/ Instructions on how to log in Giáo viên và CBNV sẽ tiến hành đăng nhập vào hệ thống đánh giá theo các phân hệ đánh giá thuộc tùy thuộc theo đối tượng như trên./ Teachers and employees will log into the system and make evaluations in the aforementioned domain depending on their positions. Sử dụng đường link: https://dgcb.vinschool.edu.vn/ hoặc https://dggv.vinschool.edu.vn// Go to the link https://dgcb.vinschool.edu.vn/ or https://dggv.vinschool.edu.vn/; Tên đăng nhập: Sử dụng account AD (Ví dụ: hangpt27)/ Username: AD account (For example, hangpt27) Mật khẩu: sử dụng mật khẩu account AD/ Password: use the password of AD account Hướng dẫn sử dụng/ Introductions Phân hệ đánh giá “dggv.vinschool.edu.vn”/ The “dggv.vinschool.edu.vn” domain Sau khi tiến hành đăng nhập vào phân hệ đánh giá giáo viên, Giáo viên sẽ thấy được bản đánh giá của mình theo tiêu chí đánh giá giáo viên đã được thông báo từ đầu năm học. Cách đánh giá và cho điểm đã được thể hiện cụ thể chi tiết trong bản tiêu chí đánh giá, giáo viên tiến hành thực hiện tự đánh giá và gửi đi đến CBLĐ phê đánh giá và phê duyệt. After logging into the domain for teacher evaluation, teachers will find their evaluation templates with the evaluation criteria announced at the beginning of the school year. The methods for evaluation and scoring have been explained in detail in the evaluation criteria. Teachers will carry out self-evaluation and send it to their managers for evaluation and approval. Hướng dẫn sử dụng: Tại đây For further instructions, click here Phân hệ đánh giá “dgcb.vinschool.edu.vn”

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG : ILOVEVINGROUP (ILVG)/ ILOVEVINGROUP (ILVG) MANUAL Giới thiệu tổng quan về ứng dụng ILVG/ General introduction of ILVG application I Love Vingroup là ứng dụng về Quản trị nhân sự được tập chung đầu tư thiết kế nhằm nâng cao trải nghiệm và chất lượng môi trường làm việc tại Vinschool. I Love Vingroup is an application for human resources management designed to improve the experience and work environment quality at Vinschool; CBNV chủ động dễ dàng tra cứu thông tin của bản thân; thông tin công việc; thông tin bảng chấm công, bảng lương; thông tin nghỉ phép/ công tác; thực hiện đánh giá hết hạn Hợp đồng thử việc/Tập nghề; Gia hạn HĐLĐ….Hiện nay, ứng dụng ILVG vẫn đang tiếp tục xây dựng các tính năng về Nhân sự để Cán bộ nhân viên (CBNV) có thêm nhiều trải nghiệm mới trong việc sử dụng ứng dụng này. Employees can easily look up their personal information and details about their work, timesheets, payslips, absent days/business trips, make evaluations upon the expiration of Employment/Probation contract, extend employment, etc. Further development of other HR-related features on ILVG app is still in progress to bring new experience to employees; CBNV trực tiếp tiếp cận các truyền thông của Tập đoàn/Công ty một cách dễ dàng, nhanh chóng. Employees can have direct, easy and rapid access to the communications from Vingroup/the Company; Ứng dụng ILVG đã được triển khai trên Website và bản Mobile (hệ điều hành Android và IOS) giúp CBNV có thể thuận tiện trong việc sử dụng. The ILVG application now has both website and mobile (available for Android and iOS devices) versions, facilitating employees’ uses. Đối tượng sử dụng ILVG/ ILVG users Toàn bộ CBNV đang làm việc tại Vinschool. All employees working at Vinschool. Hướng dẫn cài đặt và đăng nhập ILVG/ Instructions on how to install and log into ILVG Cách truy cập sử dụng bản Website/ How to use the website version Sử dụng đường link: https://myvingroup.vingroup.net// Use the link: https://myvingroup.vingroup.net/ Tên đăng nhập: Sử dụng account AD +@ vingroup.net/ Username: use the AD account + @ vingroup.net Ví dụ: [email protected]/ Example: [email protected] Mật khẩu: sử dụng mật khẩu account AD/ Password: use the password of your AD account. Cách cài đặt và đăng nhập trên Mobile/ How to install the mobile app and log in Truy cập Play Store (CH Play) trên thiết bị dùng hệ điều hành Android hoặc Apple Store trên thiết bị hệ điều hành IOS và tìm từ khóa “ILoveVingroup” hoặc quét mã QR để tải ứng dụng./ Go to the Play Store for iOS devices (or CH Play for Android) and search “ILoveVingroup” or scan a QR code to download the app. Tên đăng nhập: sử dụng account AD + @vingroup.net/ Username: use the AD account + @ vingroup.net Ví dụ: [email protected]/ Example: [email protected] Mật khẩu: sử dụng mật khẩu account AD/ Password: use the password of your AD account. Hướng dẫn sử dụng các tính năng trong Ứng dụng ILVG/ Instructions on how to use the features in ILVG Hướng dẫn sử dụng/tra cứu các tính năng cơ bản/ Instructions on how to use/search for the basic features: Trong giai đoạn đầu khi bắt đầu golive, ứng dụng ILVG đã triển khai một số tính năng cơ bản, giúp cho CBNV làm việc tại Vinschool có thể dễ dàng tra cứu như: Since the initial golive stage, the ILVG app has introduced several basic features, enabling Vinschool employees to search for: Thông tin cá nhân của CBNV; quá trình làm việc; khen thưởng/ Personal information, tenure, awards; Thông tin bảng chấm công hàng ngày/hàng tháng/ Daily/monthly timesheets; Bảng lương chi tiết hàng tháng (không bao gồm đối tượng giảng dạy ở khối Tiểu học và Trung học)/ Detailed monthly payslips (excluding teaching positions at primary, secondary and high schools); Tra cứu phép năm còn tồn/ Outstanding annual leaves; Thực hiện đăng ký nghỉ phép/nghỉ ốm/nghỉ không lương…./ Registration for annual/sick/unpaid leave, etc.; Thực hiện đăng ký công tác/đào tạo/ Registration for business/training trips; Nắm bắt được hoạt động nổi bật của Tập đoàn./ Highlighted activities of Vingroup. Tài liệu Hướng dẫn sử dụng/tra cứu các tính năng cơ bản: chi tiết Tại đây Instructions on how to use/search for the basic features: here. Hướng dẫn cách Đánh giá hết hạn Hợp đồng thử việc/Tập nghề và Gia hạn Hợp đồng lao động: Tháng 6.2022, Vinschool đã golive tính năng Đánh giá hết hạn Hợp đồng thử việc/Tập nghề và Gia hạn Hợp đồng lao động trên ILVG. Việc thực hiện đánh giá trên ILVG đã giúp cho việc dễ dàng hơn trong việc thực hiện, CBNV thực hiện tự đánh giá cũng như CBLĐ phê duyệt hoàn toàn trên ILVG và không cần sử dụng bản giấy như trước đây. Đồng thời, cũng giúp cho thủ tục Nhân sự dễ dàng hơn trong việc theo dõi kết quả trên hệ thống./ In June 2022, Vinschool had a go-live for the feature of evaluation upon probation contract expiration and extension of employment contract on ILVG. This feature has facilitated the implementation as employees’ self-evaluation and managers’ approval are fully carried out on ILVG and paperless. It has also made it easier for the Human Resources Officers to track results on the system. Trong giai đoạn đầu thực hiện tính năng này, hệ thống sẽ chỉ áp dụng cho các trường hợp đánh giá hết hạn Hợp đồng thử việc/Tập nghề và Gia hạn Hợp đồng lao động cho các trường hợp không có điều chỉnh lương. Các trường hợp có điều chỉnh lương, hệ thống dự kiến sẽ Golive vào Quý 4.2022/ At first, this feature was only available for cases of expired probation contracts and extension of employment contracts without salary adjustment. The feature for cases with salary adjustment will tentatively go live in Quarter 4, 2022. Tài liệu hướng dẫn thực hiện đánh giá trên ILVG: chi tiết Tại đây/ For detailed instructions on how to make an evaluation on ILVG, click here. Hướng dẫn sử dụng các tính năng trong Ứng dụng ILVG/ Common errors and solutions Khi CBNV thực hiện thao tác các tính năng ở ILVG sẽ gặp phải 1 số lỗi dẫn đến không thể thực hiện được các bước tiếp theo. CBNV vui lòng xem hướng dẫn để xử lý các lỗi gặp phải Tại đây When using the features on ILVG, employees may encounter some errors preventing them from taking the next steps. Kindly see the instructions on how to handle the problems here.

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TRỢ LÝ ẢO: SERVICE DESK/ INSTRUCTION IN VIRTUAL ASSISTANT: SERVICE DESK Giới thiệu tổng quan về Service Desk/ General introduction of Service Desk Service Desk là một miếng ghép quan trọng của trong dự án số hóa của bộ phận Nhân sự Vinschool. Service Desk is an essential part of Vinschool HR Department’s digitization plan. Service Desk nhân sự chính thức đi vào hoạt động vào năm 2021 với mục đích nâng cao dịch vụ nhân sự trên toàn hệ thống, giúp cho Cán bộ nhân viên (CBNV) có thể nhanh chóng nhận được giải đáp thắc mắc của mình liên quan đến Nhân sự như: Tiền lương tháng, chế độ phúc lợi, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm PVI… và các vấn đề khác liên quan đến Nhân sự. Service Desk officially came into operation in 2021 with the aim of making system-wide HR service improvement and helping employees have their HR-related inquiries answered more quickly, for example, monthly payment, preference regime, social insurance, Petrovietnam Insurance (PVI), etc. and HR-related issues. Service Desk giúp cho bộ phận Nhân sự/ Service Desk helps the HR Department to: Dễ dàng nắm được tình thực trạng vấn đề nổi cộm của CBNV/ Easily grasp the practical situation of popular issues among staff; Thời gian cũng như nội dung mà nhân sự phụ trách trả lời ticket có đúng tinh thần, chủ trương của công ty hay không thông qua hệ thống báo cáo của ứng dụng này./ Decide whether the time of response and the answers of the employees in charge represent the Company’s directions and policies via the application’s notification system. Đối tượng sử dụng/ Users Toàn bộ CBNV đang làm việc tại Vinschool khi có vấn đề cần được giải đáp/ All Vinschool employees having problems to be solved; Hành chính cơ sở phụ trách nhân sự/ Administration staffs in charge of HR-related tasks at campuses; Chuyên viên Nhân sự/ Human resources officers. Hướng dẫn sử dụng/ Introductions Đối với CBNV có yêu cầu/ For employees having requests: CBNV có vấn đề thắc mắc về Nhân sự cần được giải đáp thì thực hiện thao tác để tao yêu cầu (ticket) theo hướng dẫn: Tại đây In case the employees have questions for the HR Department, create a ticket as per the instruction: Here Đối với Hành chính cơ sở/ For Administration staffs at campuses : Khi nhận được yêu cầu (ticket) từ CBNV, Hành chính cơ sở có trách nhiệm xử lý ticket này trong thời hạn 24h/ The Administration Staffs at campuses are responsible to process all tickets within 24 hours upon receipt. Sau khi xử lý xong, Hành chính cơ sở lưu ý điều chỉnh trạng thái ticket từ Open thành Close để kết thúc yêu cầu này./ After the process is completed, the Administration Staffs at campuses need to change the ticket status from “Open” to “Close” to finish. CBNV có vấn đề thắc mắc về Nhân sự cần được giải đáp thì thực hiện thao tác để tao yêu cầu (ticket) theo hướng dẫn: Tại đây/ For detailed instruction in ticket processing, click here