Hoạch định nguồn nhân lực/ Talent resources planning

BẢN ĐỒ CHỨC DANH/ POSITION CATALOGUE Mục đích xây dưng Bản đồ chức danh trong tổ chức: nhằm xác định rõ các vị trí cần có trong tổ chức và cấp bậc của các vị trí đó. Từ đó sẽ làm căn cứ để xây dựng định biên nhân sự, sơ đồ tổ chức và mô tả công việc. Purpose of the Positions Catalogue: to address the positions required in the system and their levels, thus forming a basis for headcount plans, organizational chart and job descriptions. Bản đồ chức danh giúp CBNV hiểu rõ vị trí công việc của mình cũng như lộ trình phát triển nghề nghiệp lên những vị trí cao hơn. The Positions catalogue helps employees to fully understand their positions as well as career development paths to strive to higher levels.

ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ/ HEADCOUNT Định biên nhân sự là việc xác định khối lương công việc và thời gian hoàn thành khối lượng công việc cụ thể dựa trên kế hoạch kinh doanh, chiến lược phát triển của công ty, từ đó tính ra số lương nhân sự cần thiết. Headcount refers to the act of identifying the workloads and time needed to complete certain tasks, based on the Company’s business plans and development strategies, thereby coming up with the required number of employees. Định biên nhân sự là một phần quan trọng của chiến lược nhân sự. Chiến lược nhân sự phải sinh ra từ chiến lược công ty.Thông qua định biên nhân sự, công ty sẽ biết vận hành sao cho hiệu quả hơn và đây cũng chính là căn cứ thực hiện việc tuyển dụng, đào tạo nhằm cung cấp đủ số lượng nhân sự đáp ứng yêu cầu của tổ chức. Headcount plays a crucial role in human resources strategies, which must be built on the Company strategies. Headcount provides the Company with a clear picture on how to operate more effectively and recruitment and training grounds to meet its demands on human resources. Vai trò của định biên nhân sự/ Headcount serves as a basis for: Căn cứ xây dựng chiến lược, kế hoạch tuyển dụng đào tạo nhân sự, nhằm phục vụ nhu cầu hoạt động và phát triển của công ty/ Development of talent acquisition and training strategies and plans to meet the Company’s operation and development needs Căn cứ đưa ra các quyết định nhân sự bao gồm bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển, thay thế/ Human resources-related decision making, including appointments, dismissals, transfers, and replacements Căn cứ để đánh giá năng suất lao động của đội ngũ nhân sự/ Evaluation of employees’ productivity Căn cứ để tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực/ Cost optimization and improvement of human resources efficiency Nguyên tắc xây dựng định biên nhân sự/ Rules for headcount planning: Định biên các vị trí giảng dạy - Khối Trường học/ Headcount for teachers – At schools: Căn cứ vào kế hoạch và chỉ tiêu tuyển sinh/ Based on enrollment plans and slots Căn cứ vào khối lượng công việc giảng dạy gồm phân phối chương trình giảng dạy và số lớp học/ Based on the teaching workloads, including teaching programs and numbers of classes Căn cứ vào năng suất lao động của vị trí giáo viên (số lớp/GV hoặc số tiết dạy/GV)/ Based on the productivity of teachers (number of classes per teacher or number of lessons per teacher) Định biên các vị trí hỗ trợ - Khối Trường học/ Headcount of supporting positions – At schools: Căn cứ vào số lượng học sinh của cơ sở/ Based on the number of students at schools Căn cứ vào năng suất lao động của vị trí/ Based on employee productivity Đối với các vị trí quản lý: căn cứ vào số lượng nhân viên trong tổ/bộ phận/ For managers: based on the number of employees in the teams/departments Định biên khối Head Office (HO)/ Headcount at the Head Office (HO): Căn cứ vào số lượng học sinh và số lượng CBNV trên toàn hệ thống/ Based on numbers of students and employees in the system Căn cứ vào năng suất lao động của vị trí/ Based on employee productivity Nguyên tắc rà soát định biên nhân sự/ Rules for headcount review: Tần suất rà soát/ Review frequency Tối thiểu 1 năm 1 lần vào giữa năm học/ At least once per year in the middle of the school year Cách thức rà soát/ Review method : Tập trung rà soát hai yếu tố là căn cứ chính để xây dựng định biên, gồm: khối lượng công việc và năng suất lao động/ Focus on reviewing two crucial factors in headcount planning: workload and productivity Khối lượng công việc: rà soát số lượng học sinh đang học thực tế so với số lượng học sinh sử dụng để tính định biên; rà soát về các đầu việc phải thực hiện/ For workload: compare the actual number of students to that used in headcount planning; review the tasks to be performed Năng suất lao động (NSLĐ): so sánh NSLĐ thực tế với NSLĐ tiêu chuẩn; đồng thời tiến hành quan sát một số vị trí để đánh giá xem mức NSLĐ tiêu chuẩn đã tối ưu chưa/ For productivity: compare the actual productivity to the standards; in addition, supervise some positions to ensure the optimization of standard productivity. Trách nhiệm rà soát/ Person in charge of review: CBLĐ cơ sở, bộ phận chịu trách nhiệm rà soát định biên của cơ sở, bộ phận mình (vòng 1)/ Managers of schools and departments who are responsible for reviewing the headcounts of their schools and departments (Round 1) Phòng Nhân sự và Phòng Tài chính phối hợp để tiến hành rà soát cấp hệ thống (vòng 2)/ Human Resources Department and Finance Department work together to make a system-wide review (Round 2).

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC/ ORGANIZATIONAL CHART Sơ đồ tổ chức (SĐTC) là một biểu đồ thể hiện cấu trúc của một tổ chức cùng các mối quan hệ và cấp bậc vị trí công việc/các bộ phận trong tổ chức đó. Organizational chart represents the structure of an organization and the relationships between and levels of its positions/departments. Nhìn vào SĐTC giúp CBNV biết được vị trí công việc của mình trong tổ chức, ai là người quản lý mình, cần báo cáo cho ai, đồng thời CBNV cũng hiểu được chức năng nhiệm vụ của các bộ phận, người chịu trách nhiệm cho từng mảng việc trong bộ phận và công ty để từ đó dễ dàng phối hợp công việc. Looking at the Organizational chart, employees can tell what role they play in the system, who their manager is, and who they need to report to. In addition, employees can understand the functions and missions of each department and person in charge of each section of any department and the Company, thus enabling effective cooperation. Từ SĐTC công ty, có thể đánh giá được nguồn lực nội tại của công ty có đồng nhất với mục tiêu và chiến lược đã hoạch định hay không. Từ đó lãnh đạo Công ty sẽ nhìn được vai trò, tầm ảnh hưởng và mức độ đóng góp của từng bộ phận có phù hợp với chiến lược của công ty hay không. Through the organization chart, evaluation of consistency between actual internal resources and the Company’s planned goals and strategies can be made. Hence, managers of the Company shall be able to see the roles, impacts, and contributions of all departments and their suitability for the Company’s strategy. Lưu ý/ Note: Các cơ sở mở mới khi xây dựng SĐTC nên tham khảo SĐTC của cơ sở cũ, có các hệ và quy mô tương tự để xây dựng sơ đồ do các cơ sở cũ đã chứng minh được tính tối ưu qua các lần thẩm định, rà soát SĐTC/ When making the organizational chart, new schools should refer to those of established ones with similar sections and scales, as they have been proven as optimal ones through many appraisals and reviews Khi thay đổi về định biên, CBLĐ đảm nhiệm vị trí cần chủ động cập nhật SĐTC tương ứng/ Upon any headcount change, the managers in charge are advised to actively update the organizational chart accordingly Quy ước về định dạng cấp bậc trên sơ đồ tổ chức của VSC/ Convention on work level formatting on VSC organizational chart:

MÔ TẢ CÔNG VIỆC/ JOB DESCRIPTION Mô tả công việc là cơ sở để CBNV hiểu rõ mục tiêu, chức năng nhiệm vụ, yêu cầu công việc và những quyền hạn, trách nhiệm có được khi đảm nhiệm vị trí. Job description forms a basis for employees to fully understand the goals, functions, missions, job requirements, rights, and responsibilities of their positions. Bản mô tả công việc(MTCV) không chỉ là bản cam kết công việc giữa CBNV với CBQL mà còn là cơ sở để hướng dẫn CBNV thực hiện công việc của mình một cách phù hợp, đóng góp vào việc hoàn thành kế hoạch của bộ phận/phòng ban cũng như của công ty. The Job Description is not only a work commitment between the employees and managers, but also the basis to guide employees to work properly, contributing to the plan fulfillment of the teams/departments in particular and the Company in general. Vai trò của bản MTCV/ Roles of the Job description: Phục vụ cho tuyển dụng bao gồm xây dựng nội dung quảng cáo tuyển dụng, là căn cứ để đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên/ In talent acquisition, including the making of recruitment advertisements: serves as a basis for evaluation of candidates’ suitability Phục vụ cho công tác đào tạo: dựa theo mô tả công việc, CBQL và Phòng Đào tạo có thể lên kế hoạch đào tạo, huấn luyện cho CBNV để đảm bảo CBNV có đủ kiến thức, kĩ năng thực hiện công việc theo yêu cầu/ In training: based on the job description, managers and the Training Department can draw up training plans for the employees to ensure that they are equipped with sufficient knowledge and skills to perform the required tasks Phục vụ cho việc đánh giá hiệu quả công việc: MTCV là căn cứ quan trọng để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của mỗi CBNV./ In performance evaluation: job description is a crucial basis for evaluation of each employee’s performance.