Quy định tổ chức lớp học/ Organizing classes regulations
| Các bước thực hiện | PIC/ Back-up | Nội dung thực hiện | File mẫu support | Thanh toán (nếu có) |
|---|---|---|---|---|
| Bước 1: TRƯỚC KHOÁ ĐÀO TẠO | 0. Trình xin phê duyệt chi phí đào tạo cho toàn bộ chương trình
- Gửi thư mời tham dự đào tạo cho học viên (mẫu thư mời trong sent mail DAOTAO) |
|||
| 1. Giảng viên (GV):
- Xác định ai dạy? - Yêu cầu GV gửi lại các yêu cầu set up đặc biệt, tài liệu học viên (nếu có) - Yêu cầu GV cung cấp thông tin mục đích/nội dung đào tạo (để làm phiếu đánh giá chương trình đào tạo) - Cung cấp DS học viên/ bản tổng hợp TNA của học viên (nếu có) cho GV để GV ntt và modify bài giảng cho phù hợp (nếu cần) |
||||
| 2. Học viên:
- Xác định đối tượng học viên? (TNA trước khóa học) - Danh sách học viên - Làm thư mời - Gửi thư mời đào tạo |
- Với các lớp diễn ra ngoài giờ: lưu ý thanh toán chi phí OT, set up (cho CBNV hoặc bên thuê nhân công) | |||
| 3. Chuẩn bị cơ sở vật chất đào tạo:
- Tạo link đào tạo online qua Teams hoặc Google Meet, gửi cho GV và học viên - Nếu có expat tham gia, cần phiên dịch phải tạo 2 đường link, 1 cho tiếng Việt , 1 cho Tiếng Anh - Với Hội thảo lớn có thể liên hệ thuê đối tác tạo đường link hội thảo nhiều ngôn ngữ qua Zoom - Test đường truyền |
||||
| 4. Tài liệu học viên, làm phiếu điểm danh và đánh giá khóa học:
- Làm trên Soft copy (Google Docs) / www.surveymonkey.com + Vào google drive lấy mẫu phiếu điểm danh, đánh giá điền đủ thông tin chương trình + Vào https://goo.gl/ để rút gọn link vừa tạo + Vào https://www.9qrcode.com/ để tạo QR Code. - Tạo QR code - Tài liệu học viên: Có cần biên dịch không? (mục 6). |
||||
| 5. Hỗ trợ kỹ thuật, Phiên dịch, Biên dịch (nếu cần) - yêu cầu IT kiểm tra băng thông, kết nối đường truyền, kiểm tra máy tính
- Liên hệ phiên dịch Sao khuê, gửi các thông tin tài liệu trước cho phiên dịch - Biên dịch: dịch thuật thủ đô <[email protected]> |
Làm thanh toán đi lớp cho CTV: gồm Đề nghị thanh toán, bảng kê chi tiết các khóa học (mẫu tương tự Bước 1 phần 1) | |||
| Bước 2: TRONG KHOÁ ĐÀO TẠO | 1. Check logistic (trước giờ học ít nhất 30 phút):
- Test link, đường truyền, máy tính, kênh âm thanh - Chấp nhận quyền truy cập đối với học viên không dùng tài khoản Vinschool (đối với Google Meet) |
|||
| 2. Công tác phối hợp :
- Tham gia buổi học để nhanh chóng phát hiện các vấn đề về lượng người truy cập, chất lượng buổi học, chất lượng âm thanh, chất lượng phiên dịch |
||||
| 3. Cuối buổi đào tạo
- Tổng hợp phiếu đánh giá, phiếu điểm danh |
||||
| Bước 3: SAU KHOÁ ĐÀO TẠO | 1. Tổng hợp
- Tổng hợp điểm danh - Tổng hợp đánh giá khóa học - Báo cáo đào tạo - Tổng hợp lại video (nếu có quay) |
|||
| 2. Trong vòng 3 ngày kể từ khi kết thúc khóa học:
- Chấm bài kiểm tra, tổng hợp bài kiểm tra và nhập điểm - Import dữ liệu lên LMS/phần mềm theo dõi đào tạo - Gửi email cho các BGH/PVH các cơ sở thông tin điểm kiểm tra (nếu có), đồng thời yêu cầu giải trình các trường hợp vắng mặt (không phép), đề xuất BGH xử lý các trường hợp vắng mặt không phép và đi muộn theo đúng Nội quy của Công ty - Riêng đối với các khóa đào tạo trọng tâm (Cambridge, ESL, Việt Nam học, Tâm lý sư phạm...): ngoài các đầu việc trên, cần gửi báo cáo lớp học (có ý kiến của học viên, ý kiến đánh giá của PĐT, ưu điểm/điểm cần cải thiện) cho Trưởng Bộ phận |
||||
| 3. Đánh giá đào tạo
- Tổng hợp PĐG lớp học/giảng viên. Có thể gửi PĐG cho giảng viên để giảng viên ntt và điều chỉnh phong cách giảng dạy phù hợp (nếu cần) - Lưu ý: PĐT cần đổ toàn bộ dữ liệu PĐG vào 1 file tổng hợp chung trên toàn hệ thống (phục vụ việc đánh giá P&L học tập cuối năm) - Check độ nhớ kiến thức/áp dụng kiến thức của học viên: + Sau 1-2 tuần: Gọi điện kiểm tra 3-5 người ngẫu nhiên về khóa học + Sau 1-2 tháng: Gọi điện khảo sát ứng dụng vào công việc sau đào tạo. Khảo sát cả học viên tham dự đào tạo và CBLĐ/CBQL của họ |
||||
| Các bước thực hiện | PIC/ Back-up | Nội dung thực hiện | File mẫu support | Thanh toán (nếu có) |
|---|---|---|---|---|
| Bước 1: TRƯỚC KHOÁ ĐÀO TẠO | 0. Trình xin phê duyệt chi phí đào tạo cho toàn bộ chương trình
- Gửi thư mời tham dự đào tạo cho học viên (mẫu thư mời trong sent mail DAOTAO) |
|||
| 1. Giảng viên (GV):
- Xác định ai dạy? - Yêu cầu GV gửi lại các yêu cầu set up đặc biệt, tài liệu học viên (nếu có) - Yêu cầu GV cung cấp thông tin mục đích/nội dung đào tạo (để làm phiếu đánh giá chương trình đào tạo) - Cung cấp DS học viên/ bản tổng hợp TNA của học viên (nếu có) cho GV để GV ntt và modify bài giảng cho phù hợp (nếu cần) |
1.Làm thanh toán chi phí xe: (miền Bắc):
2. Thanh toán chi phí đặt phòng - Bao gồm hóa đơn, đề nghị thanh toán, phê duyệt, pr, po 3. Thanh toán vé máy bay - Bao gồm hóa đơn, đề nghị thanh toán, phê duyệt, PR, PO | |||
| 2. Học viên:
- Xác định đối tượng học viên? (TNA trước khóa học) - Danh sách học viên - Làm thư mời - Gửi thư mời đào tạo - Đặt vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón (nếu cần) |
- Với các lớp diễn ra ngoài giờ: lưu ý thanh toán chi phí OT, set up (cho CBNV hoặc bên thuê nhân công) | |||
| 3. Book phòng Đào tạo:
- Mượn phòng: Xác định số lượng tham gia => chọn Phòng có diện tích phù hợp (Hội đồng T35, T36, T37 Thư viện T35, 36, 37,…) - Book Hành chính cơ sở hỗ trợ tất cả các hạng mục theo yêu cầu |
||||
| 4. Chuẩn bị công cụ dụng cụ đào tạo:
- Công tác setup logistics: + Phòng Đào tạo tự chuẩn bị: bút chỉ slide, giấy A1, bút viết bảng, đầu chuyển HDMI, quay phim thuê ngoài (nếu cần),... + Với các loại công cụ/dụng cụ đặc biệt/hoặc các loại thông thường có thể đặt tự đặt mua nhưng phải có hóa đơn và trong ngân sách đã phê duyệt + Phòng Vận hành hỗ trợ: set up phòng ốc, Flipchart, máy chiếu, kê bàn ghế, ổ điện, quay phim,... |
||||
| 5. Kỹ thuật
- Yêu cầu IT kết nối Video conference (nếu cần) - Yêu cầu có kỹ thuật trực trong khóa học |
||||
| Bước 2: TRONG KHOÁ ĐÀO TẠO | 6. Đặt Teabreak, ăn trưa:
- Gửi yêu cầu về lớp học (số lượng học viên, địa điểm,…) cho bộ phận Hành chính, Tạo PR, PO bắt vào chi phí đào tạo sau khi bếp gửi đơn *Ăn trưa (nếu có): - Nếu khóa học diễn ra vào các ngày trong tuần: nhờ Bếp nơi diễn ra khóa đào tạo hỗ trợ đặt giúp - Nếu khóa học diễn ra vào thứ 7, Chủ Nhật: hoặc là nhờ Bếp nơi diễn ra khóa đào tạo hỗ trợ (nếu được); hoặc là xin phê duyệt mua đồ ăn ngoài và có hóa đơn VAT để thanh toán |
|||
| 7. Tài liệu học viên, làm phiếu điểm danh và đánh giá khóa học:
- Làm trên Soft copy (Google Docs) / www.surveymonkey.com + Vào google drive lấy mẫu phiếu điểm danh, đánh giá điền đủ thông tin chương trình + Vào https://goo.gl/ để rút gọn link vừa tạo + Vào https://www.9qrcode.com/ để tạo QR Code. - Tạo QR code và in ra mỗi nhóm 1 bản A4 để học viên quét - Tài liệu học viên: Có cần biên dịch không? (mục 6). Có cần in, photo không? |
1. Link mẫu điểm danh: https://goo.gl/ceyKKY 2.
Link mẫu đánh giá: https://goo.gl/iawQwd Chú ý: Tên trường/cơ sở/bộ phận ở mẫu điểm danh và đánh giá sẽ thay đổi theo danh sách tham dự học. |
|||
| 8. Công tác viên đi lớp, Phiên dịch, Biên dịch (nếu cần)
- Nếu cần liên lạc group Công tác viên đi lớp. + Yêu cầu CTV đi trực lớp đọc kỹ thông tin tổ chức đào tạo và các đầu mối để liên hệ khi cần thiết + Hướng dẫn CTV mẫu ghi Nhật ký lớp học (nếu cần) + Hướng dẫn CTV cách thức phỏng vấn học viên tại lớp và cung cấp mẫu điền thông tin cho CTV - Liên hệ phiên dịch Sao khuê - Biên dịch: dịch thuật thủ đô <[email protected]> |
Làm thanh tóa đi lớp cho CTV: gồm Đề nghị thanh toán, bảng kê chi tiết các khóa học (mẫu tương tự Bước 1 phần 1) | |||
| Bước 3: SAU KHOÁ ĐÀO TẠO | 1. Check logistic (trước giờ học ít nhất 30 phút):
- Test máy chiếu, mic, âm thanh, ánh sáng, điều hòa - Check: Flipchart, giấy A1, bút viết bảng, bút chỉ slide,… - Check máy tính của GV có tương thích với máy chiếu không - Kiểm tra Bếp lên teabreak đủ theo order không? Lưu ý đầu giờ sáng và chiều cần có trà, cafe, bánh kẹo, nước sẵn sàng, giữa giờ có hoa quả Lấy Biên bản bàn giao nhận hàng. - Check Video conference (hội nghị truyền hình) nếu có |
|||
| 2. Công tác phối hợp của người trực lớp học:
* Với giảng viên (GV): - Trước khi bắt đầu lớp học, cần tự giới thiệu mình với GV để GV biết ai là người hỗ trợ họ trong suốt chương trình. Ngoài ra, cần trao đổi với GV những yêu cầu đặc biệt của họ (phát tài liệu, tắt/bật đèn khi chiếu video...) để biết khi nào cần phối hợp với họ - Quan sát/chú ý giảng viên để biết diễn biến bài giảng và hỗ trợ ngay cho giảng viên khi cần thiết * Với học viên: - Học viên tiến hành điểm danh (đầu giờ hoặc cuối giờ). Ghi lại danh sách học viên đi muộn để xử lý sau đào tạo (ghi cụ thẻ thời gian đến lớp). - Đề nghị học viên đánh giá khóa học (cuối giờ) - Phỏng vấn ngẫu nhiên 3-5 học viên về khóa học (câu hỏi thay đổi phù hợp với từng chương trình đào tạo) - Viết nhật ký lớp học (nếu cần), chụp ảnh lớp học - Cuối giờ học nhắc học viên thu gọn tea-break đã sử dụng để đảm bảo mỹ quan phòng/lớp học * Về CVSC lớp học: - Chú ý quan sát lớp để biết giảng viên/học viên có thoải mái với về CSVC hay không (bàn/ghế kê có hợp lý, dễ di chuyển? ánh sáng có đủ, không chói mắt? Điều hòa có quá lạnh/nóng hay không?), tea-break (có đủ cốc không? bình có nóng/lạnh để sử dụng không?, sắp xếp gọn gàng khu vực học viên sử dụng tea-break). Lưu ý nhắc nhở học viên trật tự lớp học khi giảng viên giảng bài |
||||
| 3. Cuối buổi đào tạo
- Thu lại giấy A1, bút viết bảng, bút chỉ slide,… - Tổng hợp phiếu đánh giá, phiếu điểm danh |
||||
| 1. Tổng hợp
- Tổng hợp điểm danh - Tổng hợp đánh giá khóa học - Báo cáo đào tạo - Tổng hợp lại video (nếu có quay) |
||||
| 2. Trong vòng 3 ngày kể từ khi kết thúc khóa học:
- Chấm bài kiểm tra, tổng hợp bài kiểm tra và nhập điểm - Import dữ liệu lên LMS/phần mềm theo dõi đào tạo - Gửi email cho các BGH/PVH các cơ sở thông tin điểm kiểm tra (nếu có), đồng thời yêu cầu giải trình các trường hợp vắng mặt (không phép), đề xuất BGH xử lý các trường hợp vắng mặt không phép và đi muộn theo đúng Nội quy của Công ty - Riêng đối với các khóa đào tạo trọng tâm (Cambridge, ESL, Việt Nam học, Tâm lý sư phạm...): ngoài các đầu việc trên, cần gửi báo cáo lớp học (có ý kiến của học viên, ý kiến đánh giá của PĐT, ưu điểm/điểm cần cải thiện) cho Trưởng Bộ phận |
||||
| 3. Đánh giá đào tạo
- Tổng hợp PĐG lớp học/giảng viên. Có thể gửi PĐG cho giảng viên để giảng viên ntt và điều chỉnh phong cách giảng dạy phù hợp (nếu cần) - Lưu ý: PĐT cần đổ toàn bộ dữ liệu PĐG vào 1 file tổng hợp chung trên toàn hệ thống (phục vụ việc đánh giá P&L học tập cuối năm) - Check độ nhớ kiến thức/áp dụng kiến thức của học viên: +Sau 1-2 tuần: Gọi điện kiểm tra 3-5 người ngẫu nhiên về khóa học +Sau 1-2 tháng: Gọi điện khảo sát ứng dụng vào công việc sau đào tạo. Khảo sát cả học viên tham dự đào tạo và CBLĐ/CBQL của họ |