Quy định tổ chức lớp học/ Organizing classes regulations
| Các bước thực hiện
Steps of implementation |
PIC/ Back-up
Person in charge/ Back-up person |
Nội dung thực hiện
Detailed implementation |
Đầu mối liên hệ
Contact person |
File mẫu support
Supporting templates |
Thanh toán (nếu có)
Payment (if any) |
|---|---|---|---|---|---|
| Bước 1: TRƯỚC KHOÁ ĐÀO TẠO
|
0. Trình xin phê duyệt chi phí đào tạo cho toàn bộ chương trình/ Submit the training budget of the whole program for approval:
- Gửi thư mời tham dự đào tạo cho học viên (mẫu thư mời trong sent mail DAOTAO)/ Send the training invitation to learners (find the invitation template in DAOTAO sent mail). |
||||
| 1. Giảng viên (GV)/ Trainers:
- Xác định ai dạy?/ Identify who will be the trainers - Yêu cầu GV gửi lại các yêu cầu set up đặc biệt, tài liệu học viên (nếu có)/ Request that the trainers send specific setup requirements and learners' documents (if any) - Yêu cầu GV cung cấp thông tin mục đích/nội dung đào tạo (để làm phiếu đánh giá chương trình đào tạo)/ Request that the trainers provide information about the training objectives/contents (to inform the training evaluation form) - Cung cấp DS học viên/ bản tổng hợp TNA của học viên (nếu có) cho GV để GV ntt và modify bài giảng cho phù hợp (nếu cần)/ Provide the trainers with the list of learners/collection of training needs analyses (if any) for information and appropriate lesson modification (if necessary) |
- Đặt phòng khách sạn, vé máy bay nội bộ: Hành chính Vinschool
Arrange accomodation and book airline tickets: Vinschool's Administration Department |
||||
| 2. Học viên/ Learners:
- Xác định đối tượng học viên? (TNA trước khóa học)/ Identify the learners (pre-training needs analyses) - Danh sách học viên/ List of learners - Làm thư mời/ Make an invitation - Gửi thư mời đào tạo/ Send the invitation |
- Căn cứ lịch đào tạo để lấy thông tin/ Collect information based on the training schedule
- Lấy thông tin từ đối tác phối hợp thực hiện (đối với các Chương trình đào tạo phối hợp)/ Get the information from partners (for training programs involving collaboration with other partners) - Đầu mối đặt vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón,… (như phần 1.Giảng viên)/ Contact persons for booking airline tickets, hotel rooms, vehicles for pick-up/drop-offs, etc. (The same as Part 1. Trainers) |
||||
| 3. Chuẩn bị cơ sở vật chất đào tạo/ Preparation of training facilities:
- Tạo link đào tạo online qua Teams hoặc Google Meet, gửi cho GV và học viên/ Create an online training link via Teams or Google Meet, then send it to the trainers and learners - Nếu có expat tham gia, cần phiên dịch phải tạo 2 đường link, 1 cho tiếng Việt , 1 cho Tiếng Anh/ In case there are expat learners and an interpreter is required, create two links, one for Vietnamese and the other for English - Với Hội thảo lớn có thể liên hệ thuê đối tác tạo đường link hội thảo nhiều ngôn ngữ qua Zoom/ For major conferences, contact the partner and create Zoom links for multilanguages - Test đường truyền/ Test the connection |
Sao Khuê | ||||
| 4. Tài liệu học viên, làm phiếu điểm danh và đánh giá khóa học/ Materials for learners, attendance check and traning evaluation:
- Làm trên Soft copy (Google Docs) / www.surveymonkey.com/ Create a soft copy (Google Docs)/ www.surveymonkey.com + Vào google drive lấy mẫu phiếu điểm danh, đánh giá điền đủ thông tin chương trình/ Go to Google Drive to get the templates for attendance check and evaluation and fill in the training class's information; + Vào https://goo.gl/ để rút gọn link vừa tạo/ Go to https://goo.gl/ to shorten the created link; + Vào https://www.9qrcode.com/ để tạo QR Code./ Go to https://www.9qrcode.com/ to create a QR code. - Tạo QR code/ Create a QR code; - Tài liệu học viên: Có cần biên dịch không? (mục 6)./ Materials for learners (Is translation needed?) (Section 6) |
1. Link mẫu điểm danh/ Link to the attendance slip template: https://goo.gl/ceyKKY
2. Link mẫu đánh giá/ Link to the evaluation form: https://goo.gl/iawQwd Chú ý: Tên trường/cơ sở/bộ phận ở mẫu điểm danh và đánh giá sẽ thay đổi theo danh sách tham dự học. Note: The name of schools/departments in the attendance slips and evaluation form will vary subject to the list of learners |
||||
| 5. Hỗ trợ kỹ thuật, Phiên dịch, Biên dịch (nếu cần)/ Support for technical setup, intepretation, and translation (if necessary)
- Yêu cầu IT kiểm tra băng thông, kết nối đường truyền, kiểm tra máy tính/ Send a request for bandwidth, connection, and computer checks to the IT team - Liên hệ phiên dịch Sao khuê, gửi các thông tin tài liệu trước cho phiên dịch/ Contact Sao Khue's interpreters and send them the materials in advance - Biên dịch: dịch thuật thủ đô <[email protected]>/ Translation: Dich Thuat Thu Do <[email protected]> |
- Post thông tin trên group CTV đi lớp/ Post important information on the collaborator group
- Phiên dịch/ Interpreter: + Chị Minh (Phụ huynh của trường): dịch rất tốt, nhưng rất bận, nếu muốn book phải book rất sớm: 090.326.2995, phí khoảng 300$/ngày/ Ms. Minh (Vinschool's parent): Ms. Minh has excellent intepretation skills, yet is very busy. Early booking is a must. Phone: 090 326 2995. Charge: $300 per day + Sao khuê: Anh Minh: 01655278668 / Check list phiên dịch đã làm việc cùng VSC/ Sao Khue: Contact Mr. Minh at 01655278668 and check the list of interpreteres who have worked with Vinschool - Biên dịch: Dịch thuật Thủ Đô: Anh Hiểu: 098.855.0877/ Translation: Dich Thuat Thu Do: Contact Mr. Hieu at 098.855.0877 |
Làm thanh toán đi lớp cho CTV: gồm Đề nghị thanh toán, bảng kê chi tiết các khóa học (mẫu tương tự Bước 1 phần 1)
Make payment for the collaborators, including the payment reuest and detailed list of courses (similar to the Step 1 of Part 1) | |||
| Bước 2: TRONG KHOÁ ĐÀO TẠO | 1. Check logistic (trước giờ học ít nhất 30 phút):
- Test link, đường truyền, máy tính, kênh âm thanh - Chấp nhận quyền truy cập đối với học viên không dùng tài khoản Vinschool (đối với Google Meet) |
||||
| 2. Công tác phối hợp :
- Tham gia buổi học để nhanh chóng phát hiện các vấn đề về lượng người truy cập, chất lượng buổi học, chất lượng âm thanh, chất lượng phiên dịch |
|||||
| 3. Cuối buổi đào tạo
- Tổng hợp phiếu đánh giá, phiếu điểm danh |
|||||
| Bước 3: SAU KHOÁ ĐÀO TẠO | 1. Tổng hợp
- Tổng hợp điểm danh - Tổng hợp đánh giá khóa học - Báo cáo đào tạo - Tổng hợp lại video (nếu có quay) |
||||
| 2. Trong vòng 3 ngày kể từ khi kết thúc khóa học:
- Chấm bài kiểm tra, tổng hợp bài kiểm tra và nhập điểm - Import dữ liệu lên LMS/phần mềm theo dõi đào tạo - Gửi email cho các BGH/PVH các cơ sở thông tin điểm kiểm tra (nếu có), đồng thời yêu cầu giải trình các trường hợp vắng mặt (không phép), đề xuất BGH xử lý các trường hợp vắng mặt không phép và đi muộn theo đúng Nội quy của Công ty - Riêng đối với các khóa đào tạo trọng tâm (Cambridge, ESL, Việt Nam học, Tâm lý sư phạm...): ngoài các đầu việc trên, cần gửi báo cáo lớp học (có ý kiến của học viên, ý kiến đánh giá của PĐT, ưu điểm/điểm cần cải thiện) cho Trưởng Bộ phận |
|||||
| 3. Đánh giá đào tạo
- Tổng hợp PĐG lớp học/giảng viên. Có thể gửi PĐG cho giảng viên để giảng viên ntt và điều chỉnh phong cách giảng dạy phù hợp (nếu cần) - Lưu ý: PĐT cần đổ toàn bộ dữ liệu PĐG vào 1 file tổng hợp chung trên toàn hệ thống (phục vụ việc đánh giá P&L học tập cuối năm) - Check độ nhớ kiến thức/áp dụng kiến thức của học viên: + Sau 1-2 tuần: Gọi điện kiểm tra 3-5 người ngẫu nhiên về khóa học + Sau 1-2 tháng: Gọi điện khảo sát ứng dụng vào công việc sau đào tạo. Khảo sát cả học viên tham dự đào tạo và CBLĐ/CBQL của họ |
|||||
| Các bước thực hiện | PIC/ Back-up | Nội dung thực hiện | File mẫu support | Thanh toán (nếu có) |
|---|---|---|---|---|
| Bước 1: TRƯỚC KHOÁ ĐÀO TẠO | 0. Trình xin phê duyệt chi phí đào tạo cho toàn bộ chương trình
- Gửi thư mời tham dự đào tạo cho học viên (mẫu thư mời trong sent mail DAOTAO) |
|||
| 1. Giảng viên (GV):
- Xác định ai dạy? - Yêu cầu GV gửi lại các yêu cầu set up đặc biệt, tài liệu học viên (nếu có) - Yêu cầu GV cung cấp thông tin mục đích/nội dung đào tạo (để làm phiếu đánh giá chương trình đào tạo) - Cung cấp DS học viên/ bản tổng hợp TNA của học viên (nếu có) cho GV để GV ntt và modify bài giảng cho phù hợp (nếu cần) |
1.Làm thanh toán chi phí xe: (miền Bắc):
2. Thanh toán chi phí đặt phòng - Bao gồm hóa đơn, đề nghị thanh toán, phê duyệt, pr, po 3. Thanh toán vé máy bay - Bao gồm hóa đơn, đề nghị thanh toán, phê duyệt, PR, PO | |||
| 2. Học viên:
- Xác định đối tượng học viên? (TNA trước khóa học) - Danh sách học viên - Làm thư mời - Gửi thư mời đào tạo - Đặt vé máy bay, khách sạn, xe đưa đón (nếu cần) |
- Với các lớp diễn ra ngoài giờ: lưu ý thanh toán chi phí OT, set up (cho CBNV hoặc bên thuê nhân công) | |||
| 3. Book phòng Đào tạo:
- Mượn phòng: Xác định số lượng tham gia => chọn Phòng có diện tích phù hợp (Hội đồng T35, T36, T37 Thư viện T35, 36, 37,…) - Book Hành chính cơ sở hỗ trợ tất cả các hạng mục theo yêu cầu |
||||
| 4. Chuẩn bị công cụ dụng cụ đào tạo:
- Công tác setup logistics: + Phòng Đào tạo tự chuẩn bị: bút chỉ slide, giấy A1, bút viết bảng, đầu chuyển HDMI, quay phim thuê ngoài (nếu cần),... + Với các loại công cụ/dụng cụ đặc biệt/hoặc các loại thông thường có thể đặt tự đặt mua nhưng phải có hóa đơn và trong ngân sách đã phê duyệt + Phòng Vận hành hỗ trợ: set up phòng ốc, Flipchart, máy chiếu, kê bàn ghế, ổ điện, quay phim,... |
||||
| 5. Kỹ thuật
- Yêu cầu IT kết nối Video conference (nếu cần) - Yêu cầu có kỹ thuật trực trong khóa học |
||||
| Bước 2: TRONG KHOÁ ĐÀO TẠO | 6. Đặt Teabreak, ăn trưa:
- Gửi yêu cầu về lớp học (số lượng học viên, địa điểm,…) cho bộ phận Hành chính, Tạo PR, PO bắt vào chi phí đào tạo sau khi bếp gửi đơn *Ăn trưa (nếu có): - Nếu khóa học diễn ra vào các ngày trong tuần: nhờ Bếp nơi diễn ra khóa đào tạo hỗ trợ đặt giúp - Nếu khóa học diễn ra vào thứ 7, Chủ Nhật: hoặc là nhờ Bếp nơi diễn ra khóa đào tạo hỗ trợ (nếu được); hoặc là xin phê duyệt mua đồ ăn ngoài và có hóa đơn VAT để thanh toán |
|||
| 7. Tài liệu học viên, làm phiếu điểm danh và đánh giá khóa học:
- Làm trên Soft copy (Google Docs) / www.surveymonkey.com + Vào google drive lấy mẫu phiếu điểm danh, đánh giá điền đủ thông tin chương trình + Vào https://goo.gl/ để rút gọn link vừa tạo + Vào https://www.9qrcode.com/ để tạo QR Code. - Tạo QR code và in ra mỗi nhóm 1 bản A4 để học viên quét - Tài liệu học viên: Có cần biên dịch không? (mục 6). Có cần in, photo không? |
1. Link mẫu điểm danh: https://goo.gl/ceyKKY 2.
Link mẫu đánh giá: https://goo.gl/iawQwd Chú ý: Tên trường/cơ sở/bộ phận ở mẫu điểm danh và đánh giá sẽ thay đổi theo danh sách tham dự học. |
|||
| 8. Công tác viên đi lớp, Phiên dịch, Biên dịch (nếu cần)
- Nếu cần liên lạc group Công tác viên đi lớp. + Yêu cầu CTV đi trực lớp đọc kỹ thông tin tổ chức đào tạo và các đầu mối để liên hệ khi cần thiết + Hướng dẫn CTV mẫu ghi Nhật ký lớp học (nếu cần) + Hướng dẫn CTV cách thức phỏng vấn học viên tại lớp và cung cấp mẫu điền thông tin cho CTV - Liên hệ phiên dịch Sao khuê - Biên dịch: dịch thuật thủ đô <[email protected]> |
Làm thanh tóa đi lớp cho CTV: gồm Đề nghị thanh toán, bảng kê chi tiết các khóa học (mẫu tương tự Bước 1 phần 1) | |||
| Bước 3: SAU KHOÁ ĐÀO TẠO | 1. Check logistic (trước giờ học ít nhất 30 phút):
- Test máy chiếu, mic, âm thanh, ánh sáng, điều hòa - Check: Flipchart, giấy A1, bút viết bảng, bút chỉ slide,… - Check máy tính của GV có tương thích với máy chiếu không - Kiểm tra Bếp lên teabreak đủ theo order không? Lưu ý đầu giờ sáng và chiều cần có trà, cafe, bánh kẹo, nước sẵn sàng, giữa giờ có hoa quả Lấy Biên bản bàn giao nhận hàng. - Check Video conference (hội nghị truyền hình) nếu có |
|||
| 2. Công tác phối hợp của người trực lớp học:
* Với giảng viên (GV): - Trước khi bắt đầu lớp học, cần tự giới thiệu mình với GV để GV biết ai là người hỗ trợ họ trong suốt chương trình. Ngoài ra, cần trao đổi với GV những yêu cầu đặc biệt của họ (phát tài liệu, tắt/bật đèn khi chiếu video...) để biết khi nào cần phối hợp với họ - Quan sát/chú ý giảng viên để biết diễn biến bài giảng và hỗ trợ ngay cho giảng viên khi cần thiết * Với học viên: - Học viên tiến hành điểm danh (đầu giờ hoặc cuối giờ). Ghi lại danh sách học viên đi muộn để xử lý sau đào tạo (ghi cụ thẻ thời gian đến lớp). - Đề nghị học viên đánh giá khóa học (cuối giờ) - Phỏng vấn ngẫu nhiên 3-5 học viên về khóa học (câu hỏi thay đổi phù hợp với từng chương trình đào tạo) - Viết nhật ký lớp học (nếu cần), chụp ảnh lớp học - Cuối giờ học nhắc học viên thu gọn tea-break đã sử dụng để đảm bảo mỹ quan phòng/lớp học * Về CVSC lớp học: - Chú ý quan sát lớp để biết giảng viên/học viên có thoải mái với về CSVC hay không (bàn/ghế kê có hợp lý, dễ di chuyển? ánh sáng có đủ, không chói mắt? Điều hòa có quá lạnh/nóng hay không?), tea-break (có đủ cốc không? bình có nóng/lạnh để sử dụng không?, sắp xếp gọn gàng khu vực học viên sử dụng tea-break). Lưu ý nhắc nhở học viên trật tự lớp học khi giảng viên giảng bài |
||||
| 3. Cuối buổi đào tạo
- Thu lại giấy A1, bút viết bảng, bút chỉ slide,… - Tổng hợp phiếu đánh giá, phiếu điểm danh |
||||
| 1. Tổng hợp
- Tổng hợp điểm danh - Tổng hợp đánh giá khóa học - Báo cáo đào tạo - Tổng hợp lại video (nếu có quay) |
||||
| 2. Trong vòng 3 ngày kể từ khi kết thúc khóa học:
- Chấm bài kiểm tra, tổng hợp bài kiểm tra và nhập điểm - Import dữ liệu lên LMS/phần mềm theo dõi đào tạo - Gửi email cho các BGH/PVH các cơ sở thông tin điểm kiểm tra (nếu có), đồng thời yêu cầu giải trình các trường hợp vắng mặt (không phép), đề xuất BGH xử lý các trường hợp vắng mặt không phép và đi muộn theo đúng Nội quy của Công ty - Riêng đối với các khóa đào tạo trọng tâm (Cambridge, ESL, Việt Nam học, Tâm lý sư phạm...): ngoài các đầu việc trên, cần gửi báo cáo lớp học (có ý kiến của học viên, ý kiến đánh giá của PĐT, ưu điểm/điểm cần cải thiện) cho Trưởng Bộ phận |
||||
| 3. Đánh giá đào tạo
- Tổng hợp PĐG lớp học/giảng viên. Có thể gửi PĐG cho giảng viên để giảng viên ntt và điều chỉnh phong cách giảng dạy phù hợp (nếu cần) - Lưu ý: PĐT cần đổ toàn bộ dữ liệu PĐG vào 1 file tổng hợp chung trên toàn hệ thống (phục vụ việc đánh giá P&L học tập cuối năm) - Check độ nhớ kiến thức/áp dụng kiến thức của học viên: +Sau 1-2 tuần: Gọi điện kiểm tra 3-5 người ngẫu nhiên về khóa học +Sau 1-2 tháng: Gọi điện khảo sát ứng dụng vào công việc sau đào tạo. Khảo sát cả học viên tham dự đào tạo và CBLĐ/CBQL của họ |