Thủ tục khi kết thúc hợp đồng/ Exit procedures

BIÊN BẢN BÀN GIAO CÔNG VIỆC/ WORK HANDOVER MINUTES Cán bộ nhân viên nghỉ việc cần thực hiện bàn giao trách nhiệm công việc đang đảm nhận cho người được chỉ định nhận bàn giao theo mẫu Biên Bản Bàn Giao Công Việc. Trưởng bộ phận, phòng ban có trách nhiệm đảm bảo quá trình bàn giao được thực hiện đầy đủ, rõ ràng. Exiting employees shall handover their works to the assigned individuals, using the Work Handover Minutes template. Team leaders and managers are responsible for ensuring explicit and efficient handover process. Cán bộ nhân viên cần liên hệ các bộ phận, phòng ban chịu trách nhiệm nhận bàn giao để thực hiện theo mẫu Biên Bản Bàn Giao Công Việc, bao gồm bàn giao công việc chuyên môn và Hồ sơ, tài liệu, dữ liệu trên máy tính, khóa vân tay trên hệ thống kiểm soát ra vào khu vực làm việc, khóa địa chỉ email, bàn giao sách và các tài liệu giảng dạy khác (nếu có), bàn giao xác nhận các khoản tạm ứng chưa giải quyết, hoàn trả công cụ dụng cụ (chìa khóa, máy tính cá nhân, đồng phục,…) được cấp phát, v.v. Employees need to contact departments and divisions responsible for receiving the handover to carry out the tasks according to the Work Handover Minutes, including the handover of professional works and documents, computer data, fingerprint on the system for entering/exiting the workplace, email address, books and other teaching materials (if any), confirmation of unsettled advance payment(s), return of supplies and equipment (keys, computer, uniform, etc.), etc. Người nhận bàn giao hoặc xác nhận kết quả bàn giao chịu trách nhiệm về việc bàn giao của cán bộ nhân viên thôi việc. Nếu vì lý do tiến hành bàn giao không chặt chẽ, dẫn đến thất thoát tài sản hoặc làm phát sinh công nợ khó đòi thì phải bồi thường theo quy định về trách nhiệm vật chất. The person receiving the handover or confirming the handover details shall be responsible for the exiting employee’s handover. In case of inadequate handover, causing asset loss or uncollectible accounts, such person shall bear the responsibility for compensation according to the regulations on material liabilities. Biên Bản Bàn Giao Công Việc sau khi hoàn tất cần được gửi về Phòng Nhân sự. Once completed, the Work Handover Minutes need to be sent to the Human Resources Department.

THANH LÝ HỢP ĐỒNG/ THOẢ THUẬN KHI CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG/ LABOR CONTRACT LIQUIDATION/ TERMINATION AGREEMENT Mục đích của Thanh lý hợp đồng lao động (HĐLĐ)/ Thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ nhằm giúp chấm dứt các nghĩa vụ theo hợp đồng khi thỏa thuận thanh lý, chấm dứt hợp đồng phát sinh hiệu lực. The purpose of the Labor Contract Liquidation/Termination Agreement is to terminate all contract obligations once the liquidation or termination agreement takes effect. Phòng Nhân sự chịu trách nhiệm soạn thảo Thanh lý hợp HĐLĐ/ Thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ cho cán bộ nhân viên thôi việc, sau đó trình cán bộ lãnh đạo (CBLĐ) phê duyệt. Cán bộ nhân viên nghỉ việc cần ký cả 02 bản chính Thanh lý hợp HĐLĐ/ Thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ; Phòng Nhân sự và cán bộ nhân viên nghỉ việc mỗi bên giữ 01 bản chính có đầy đủ chữ ký của cả 02 bên. Sau khi nhận được 01 bản chính có chữ ký của cán bộ nhân viên, Phòng Nhân sự thông báo đến nhân viên về thời gian giải quyết các chế độ (nếu có). The Human Resources Department shall be responsible for preparing the Labor Contract Liquidation/Termination Agreement for exiting employees, then submitting it to the managers for approval. The exiting employees need to sign two originals of the Labor Contract Liquidation/Termination Agreement; The Human Resources Department and exiting employees shall keep one original signed by both parties each. After receiving one original with the exiting employees’ signature, the Human Resources Department shall inform such employees of the time for settlement (if any).

THƯ XÁC NHẬN CÔNG TÁC/ EMPLOYMENT CONFIRMATION LETTER Phòng Nhân sự soạn thảo Thư xác nhận công tác cho tất cả cán bộ nhân viên nghỉ việc và gửi 01 bản chính có chữ ký của cán bộ lãnh đạo và dấu đỏ của Trường cho cán bộ nhân viên nghỉ việc trong vòng 02 tuần trước ngày làm việc cuối cùng của năm học. The Human Resources Department shall prepare an Employment Confirmation Letter for all exiting employees and send them one original with manager’s signature and Vinschool’s stamp within the two weeks before the last working day of the school year.

VISA XUẤT CẢNH/ EXIT VISA Cán bộ nhân viên/giáo viên nước ngoài nghỉ việc có thẻ tạm trú Việt Nam còn thời hạn nhưng không có kế hoạch xuất cảnh ngay và tiếp tục cư trú tại Việt Nam sau khi hết thời hạn hợp đồng lao động cần bàn giao các hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan Quản lý Xuất nhập cảnh cho Phòng Nhân sự để tiến hành xin cấp thị thực xuất cảnh. In case the exiting foreign employees/teachers having a valid Vietnam temporary residence card, yet no plan for immediate exit of Vietnam (continue to stay in Vietnam instead) after the labor contract expires, they are required to handover the documents according to the requirements of the Immigration Office to the Human Resources Department for exit visa application. Danh mục hồ sơ yêu cầu bao gồm/ The list of required documents includes: Hộ chiếu gốc/ Original passport Thẻ tạm trú gốc/ Original temporary residence card Xác nhận tạm trú còn giá trị/ Confirmation of the validity of temporary residence card Quy trình cấp thị thực xuất cảnh sẽ hoàn tất trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày Phòng nhân sự nhận đủ hồ sơ. Thị thực xuất cảnh sẽ có thời hạn từ 15-30 ngày, phụ thuộc vào kết quả phê duyệt của Xuất nhập cảnh)./ The procedure for applying for exit visa will be completed within 15 days from the day the Human Resources Department receives all documents. The validity of exit visa will last from 15 to 30 days, depending on the approval result of the Immigration Office). Theo quy định Xuất nhập cảnh cho người nước ngoài, sau khi kết thúc HĐLĐ với một cơ quan/doanh nghiệp tại Việt Nam, người lao động nước ngoài cần sắp xếp xuất cảnh khỏi Việt Nam. According to the regulations on immigration of foreigners, after terminating the labor contract with a company/enterprise in Vietnam, the foreigners are required to make arrangement to exit Vietnam.

CÁC KHOẢN THANH TOÁN CUỐI/ FINAL PAYMENTS Bộ phận Tiền lương & Phúc lợi - Phòng Nhân sự & Tuyển dụng tính toán các khoản công nợ, khấu trừ, các khoản nhân viên phải trả cho VSC (nếu có) cũng như trợ cấp thôi việc, các khoản VSC cần thanh toán cho nhân viên (nếu có). Compensation & Benefit Team, Human Resources & Recruitment Department shall calculate the allowances, discounts, and payables (if any), severance allowance, and receivables (if any). Phòng Nhân sự có trách nhiệm thanh toán các khoản phải trả đúng thời hạn trong vòng 30 ngày sau ngày làm việc cuối cùng cho nhân viên căn cứ theo Luật Lao động và thỏa thuận khác của hai bên (nếu có). The Human Resources Department shall be responsible for settling the employees’ receivables on time within 30 days after the last working day according to the Labor Law and other agreement between both parties (if any). Các khoản thanh toán cuối bao gồm/ Final payments include: Tiền lương theo HĐLĐ tính đến ngày kết thúc HĐLĐ (dựa vào ngày làm việc thực tế/ Salary according to the Labor Contract as of the termination date of the contract (based on actual working day) Số ngày phép chưa sử dụng tính đến ngày kết thúc HĐLĐ/ Number of unused annual leave as of the termination date of the labor contract Vé máy bay cuối hợp đồng (nếu đáp ứng điều kiện áp dụng)/ Flight ticket by the end of the contract (if the employees meet the requirements) Trợ cấp thôi việc ngày kết thúc HĐLĐ/ Severance allowance by termination date of the labor contract.