Chiến lược giữ chân nhân viên/ Employee retention strategy

THEO DÕI PHỎNG VẤN NGHỈ VIỆC/ EXIT INTERVIEW Exit interview/survey means collecting feedback and comments of the exiting employees about Vinschool’s working environment, thus informing the detection of existing problems to come up with resolutions and improve the working environment quality. Exit interview/survey is a useful method to help Vinschool identify employees’ needs, reasons for quitting and listen to their feedback and thoughts about the Company. As a result, the Company can have an overview of employees’ reasons for quitting to find out effective solutions to improve employee engagement and retention Exit interview methods There are currently three methods for exit interviews at Vinschool: Method 1: Schedule a face-to-face meeting with the interview before their last day at work. Scope of application: Leaders at P1 level and above. Method 2: Talk with the employees via phone call before their last day at work. Scope of application: Managers at levels P2 & C and teachers with a service seniority of more than three years. Method 3: Send a survey link to employees for their feedback and comments. Scope of application: Officer, teachers and other staff. Interview questions Regardless of the exit interview methods, the interview contents must be based on some basic questions as follows: Sample interview questions

KHẢO SÁT NHU CẦU CÔNG VIỆC/ EMPLOYEES' FUTURE INTENTION SURVEY The primary objective of this survey is for Vinschool management to learn whether current Vinschool teachers intend to return to teach for the next school year. This survey result will help the recruitment team develop the best possible recruitment strategies to prepare the best for the next school year

KHẢO SÁT MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC/ WORKING ENVIRONMENT SERVEY Khái niệm về môi trường làm việc / Definition of working environment Môi trường làm việc được hiểu đơn giản là các điều kiện xung quanh, bao gồm mọi hoạt động của một nhân viên. Cụ thể hơn, môi trường bao gồm những điều kiện vật chất như: không gian làm việc, thiết kế văn phòng, các thiết bị hỗ trợ cho công việc,… và các điều kiện tinh thần như: sự tương tác tại nơi làm việc (gồm tương tác với đồng nghiệp, các lãnh đạo cấp trên và nhân viên), văn hóa công ty, quy trình và thái độ - tinh thần làm việc trong tổ chức,...   Working environment simply refers to the context surrounding all activities of an employee. More specifically, a working environment includes physical facilities, such as working areas, office design, working supplies, etc., and mental conditions like work interactions (including those with colleagues, managers and employees), company’s culture, processes, working attitudes and spirits across the organization, etc. Tại sao phải khảo sát môi trường làm việc/ Why do we have to conduct a working environment survey? Để có một môi trường làm việc tốt, chuyên nghiệp Công ty thực hiện khảo sát môi trường làm việc định kỳ để có những phương án cải thiện môi trường trong công ty cả về mặt chất và lượng. To nurture and maintain an effective and professional working environment, the Company will carry out periodic surveys to inform solutions for improving the working environment in both quality and quantity. Khảo sát môi trường làm việc định kỳ là một công cụ hữu hiệu để Ban lãnh đạo công ty và Ban giám hiệu cơ sở nắm được tổng quan các vấn đề mà cán bộ nhân viên đang gặp phải trong môi trường làm việc hàng ngày. Periodic working environment survey is a useful tool for the Company’s Leadership and School Managers to have an overview on the problems that employees are facing in their day-to-day working context. Một số hướng dẫn liên quan đến quy trình khảo sát môi trường làm việc/ Instructions related to working environment survey process Khảo sát môi trường làm việc được thực hiện 6 tháng/lần vào thời điểm kết thúc 1 học kỳ trong năm học. The working environment survey shall be conducted every six months at the end of each semester. Đối tượng được khảo sát: Toàn bộ cán bộ nhân viên Vinschool Survey participants: All Vinschool employees. Khảo sát được định dạng ẩn danh để đảm bảo các thông tin do cán bộ nhân viên cung cấp được khách quan và có độ tin cậy cao. The survey is anonymous to ensure objectivity and high reliability of employees’’ responses. Quy trình thực hiện khảo sát môi trường làm việc/ Process of working environment survey Bước 1: Thiết kế form mẫu và bộ câu hỏi chi tiết khảo sát Step 1: Design a template and detailed questionnaire Bước 2: Gửi hướng dẫn thực hiện khảo sát và đường link khảo sát với cán bộ nhân viên Step 2: Send the survey instructions and link to employees Bước 3: Thu thập kết quả khảo sát và lập báo cáo phân tích dữ liệu khảo sát Step 3: Collect the survey responses and make a report analyzing the collected data Bước 4: Đưa ra kế hoạch hành động cải thiện các vấn đề về môi trường làm việc Step 4: Introduce an action plan addressing issues in the working environment Bộ câu hỏi khảo sát môi trường làm việc/ Five working environment questionnaires Mẫu câu hỏi khảo sát môi trường làm việc Examples of working environment questionnaires Khảo sát 360o đối với Cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý/ 360o surveys for Leaders and Managers Khái niệm: Khảo sát 360o là phương pháp và công cụ cung cấp cho Cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý cơ hội nhận phản hồi về năng lực và hiệu quả công việc từ Cán bộ quản lý cấp trên, từ đồng nghiệp/khách hàng và nhân viên cấp dưới. Phản hồi 360 độ cung cấp cái nhìn sâu sắc về các kỹ năng và hành vi mong muốn mà CBLĐ cần có, từ đó giúp CBLĐ có kế hoạch hoàn thiện bản thân. Definition: 360o survey is a method and tool providing Leaders and Managers with an opportunity to receive feedback about capability and work efficiency from their Line Managers, colleagues/customers and direct employees. The 360o feedback brings comprehensive insights about the skills and behaviors expected from Leaders, thus helping them draw up personal development plans. Một số hướng dẫn liên quan đến quy trình khảo sát 360o / Instructions for 360o survey process Khảo sát được thực hiện 6 tháng/lần hoặc khi có yêu cầu đột xuất đối với từng trường hợp đặc thù. The survey shall be carried out every six months or at request for certain cases. Đơn vị tổ chức: Tùy theo cấp CBLĐ, việc khảo sát sẽ do Tập đoàn hoặc PNS tổ chức triển khai đánh giá. Organizer: The survey will be carried out by Vingroup or Vinschool Human Resources Department, depending on the level of Leaders/Managers. Đối tượng tham gia đánh giá CBLĐ là CBLĐ Cấp trên, Cán bộ Đồng cấp (những trường hợp tương tác, phối hợp công việc thường xuyên), Cán bộ Cấp dưới. Số lượng tham gia đánh giá trong 1 kỳ đánh giá tối thiểu là 03 người. Survey participants shall be the Line Leaders/Managers, peers (who have regular work interaction and cooperation), and subordinates. The minimum number of participants in one evaluation is three. Kết quả đánh giá được thông báo tới từng CBLĐ để đánh giá thực hiện công việc định kỳ. Each Leader/Manager will be informed of the evaluation results to support their periodic performance review. Các ý kiến đánh giá, nhận xét cần thực hiện theo định hướng sau đây/ Evaluations and feedback must be: Khách quan, trung thực, thẳng thắn, chân thành, có trách nhiệm. Objective, honest, straightforward, sincere, responsible Có ý nghĩa định hướng, dẫn dắt, hỗ trợ, ủng hộ Người được đánh giá để tiếp tục phát triển và hoàn thiện bản thân (có thể đưa ra những ưu, nhược điểm theo thứ tự ưu tiên để phát huy, khắc phục). Direction setting, leading and supportive for the Evaluated Person to continually grow and develop him/herself (a list of strengths and weaknesses in priority order may be provided for enhancement/solutions) Tích cực, mang tính xây dựng; không chỉ trích, phê phán, lợi dụng đánh giá để phục vụ mục đích cá nhân. Positive, constructive, non-judgmental, and non-critical. Taking advantage of the evaluation for personal purposes is prohibited. Việc thông báo kết quả đánh giá và nhận ý kiến phản hồi của người được đánh giá là yêu cầu bắt buộc đối với quy trình đánh giá để đảm bảo khách quan, minh bạch và công khai. Informing the Evaluated Person of evaluation results and feedback is compulsory in the evaluation process to ensure objectivity, transparency and publicity. Quy trình thực hiện khảo sát/ Survey process Bước 1: Lựa chọn đối tượng tham gia khảo sát, thiết kế biểu mẫu và bộ câu hỏi chi tiết khảo sát Step 1: Select the survey participants, design the templates and detailed questionnaires; Bước 2: Gửi hướng dẫn thực hiện khảo sát và đường link khảo sát với từng đối tượng tham gia khảo sát Step 2: Send the survey instructions and links to each survey participant; Bước 3: Tổng hợp kết quả khảo sát và lập báo cáo phân tích số liệu khảo sát; Step 3: Gather the survey results and make a report; Bước 4: Thông báo kết quả khảo sát và sử dụng kết quả này trong các công tác quản trị nhân sự trong kì tiếp theo. Step 4: Announce the survey results and use them to inform human resources management in the upcoming cycle. Tiêu chí khảo sát/ Survey criteria Tiêu chí khảo sát đối với CBLĐ cấp T trở lên/ Survey criteria for Leaders of T level and above Tiêu chí khảo sát đối với CBQL cấp P, C/ Survey criteria for Managers of levels P & C Tại sao phải khảo sát môi trường làm việc/ Why do we have to conduct a working environment survey?

CƠ HỘI THĂNG TIẾN/ OPPORTUNITIES FOR PROMOTION Với sự mở rộng và phát triển quy mô liên tục hàng năm, nhu cầu bổ sung CBLĐ tại Vinschool là rất lớn, trong đó việc bổ sung CBLĐ từ nguồn lực nội bộ là một trong những chiến lược phát triển nhân lực của Vinschool. Vinschool’s continual scale expansion and development every year generate considerable demands for leaders. In which, promoting internal employees to managerial positions is one of Vinschool’s human resources development strategies. Theo thống kê tại Vinschool, 80% các vị trí CBLĐ mới phát sinh hàng năm được bổ nhiệm từ nội bộ, chỉ 20% số lượng CBLĐ là tuyển từ ngoài vào. Điều này đồng nghĩa với việc các CBNV có nhiều cơ hội được phát triển và thăng tiến tại Vinschool khi chứng minh được năng lực của mình. Cơ hội thăng tiến nhanh, cùng với sự đa dạng về các vị trí CBLĐ chính là một trong những điểm hấp dẫn và thu hút ứng viên gia nhập Vinschool, đồng thời đây cũng là cách thức giúp gắn kết và giữ chân những nhân sự giỏi. According to Vinschool’s statistics, 80% of new managers every year are promoted employees, and only 20% are new recruitments. This implies multiple opportunities for employees to grow and move forwards in their careers at Vinschool, once they manage to prove their competencies. Rapid promotion opportunities and a wide range of managerial positions are fascinating elements to attract candidates and also a method to better engage and retain the top talents.